لا تفوّت أي تجديد لعقد: وكيل رادار تجديد العقود في Microsoft 365 Copilot

معظم عقود الموردين لا تنتهي، بل تتجدد. ففي مكان ما من البند 6 يوجد سطر يقول إن الاتفاقية تتجدد تلقائيًا ما لم تُرسل إشعارًا قبل انتهائها بـ 30 أو 60 أو 90 يومًا. فإذا فاتك ذلك الموعد فقد التزمت بسنة أخرى، وأحيانًا بثلاث سنوات، وغالبًا مع زيادة في السعر مدرجة سلفًا.

تتبّع تاريخ الانتهاء أمر سهل. أما الموعد النهائي للإشعار فهو الذي يوقع الناس في الفخ، لأنه يتطلب حسابًا، ولأنه مدفون في بند لا يقرؤه أحد إلا بعد فوات الأوان.

في هذا الدليل نبني «رادار تجديد العقود» (Contract Renewal Radar): وكيلًا في Microsoft 365 Copilot يقرأ كل عقود الموردين في مجلد SharePoint، ويحسب الموعد النهائي للإشعار في كل منها، ويخبرك بما يحتاج إلى قرار خلال الـ 90 يومًا القادمة. كما يقرأ بطاقة تقييم الموردين من مقالنا السابق، ليتمكن من القول هل تجدّد العقد أو تعيد التفاوض عليه أو تنسحب منه.

إليك العملية بسرعة مضاعفة:

ما ستحتاج إليه

• ترخيص Microsoft 365 Copilot.

• عقود الموردين في مجلد SharePoint. يضم مجلدنا ثماني اتفاقيات خدمة نموذجية للأمن والمصاعد والتدفئة والتهوية والتكييف وتنسيق الحدائق والتنظيف والكهرباء والأسقف.

• اختياري لكنه مفيد جدًا: بطاقة تقييم للموردين، حتى يتمكن الوكيل من الحكم على الأداء إلى جانب التواريخ.

الخطوة 1: أنشئ الوكيل

في Microsoft 365 Copilot، افتح Agents ثم New agent. يمكنك وصف الوكيل عبر محادثة، أو اختيار «Skip» (تخطٍّ) وتعبئة النموذج بنفسك. استخدمنا النموذج: اسم، ووصف من سطر واحد، والتعليمات.

التعليمات هي التي تقوم بالعمل الشاق. باختصار:

• استخرج ثلاث معلومات من كل عقد: تاريخ الانتهاء، وهل يتجدد تلقائيًا، ومدة الإشعار.

• أجرِ الحساب: الموعد النهائي للإشعار يساوي تاريخ الانتهاء ناقص مدة الإشعار، وأدرِج العقد إذا وقع أي من التاريخين ضمن الفترة.

• نبّه إلى أي موعد فات بالفعل.

• اعرض جدولًا مرتبًا حسب الموعد النهائي للإشعار، مع الأيام المتبقية، وتغيّر السعر عند التجديد، ودرجة المورد، وتوصية.

• استشهد بالبند ولا تخمّن أي تاريخ أبدًا. إذا لم يكن التاريخ مذكورًا، فقل Not stated (غير مذكور).

• اعرض العملية الحسابية لأي موعد نهائي خلال الـ 30 يومًا القادمة.

الخطوة 2: وجّهه إلى العقود

تحت Knowledge، أضف مجلد Vendor Contracts ومصنف Vendor Scorecard 2026. ثم أوقف المصادر التي لا تريده أن يقرأها: أوقفنا Outlook وTeams والبحث على الويب، حتى تأتي كل إجابة من العقود وبطاقة التقييم فقط.

أضفنا أيضًا ثلاثة طلبات مقترحة: Next 90 days (الـ 90 يومًا القادمة)، وMissed deadlines (المواعيد الفائتة)، وDraft a notice (صياغة إشعار). ثم اختر Create. استغرق الإعداد كله نحو عشر دقائق.

الخطوة 3: اسأل عمّا هو قادم

سألنا: «ما عقود الموردين التي تنتهي أو تحتاج إلى قرار بشأن الإشعار خلال الـ 90 يومًا القادمة؟» وبعد نحو 30 ثانية حصلنا على الجدول أدناه (أخفينا عمودين منه، هما رقم الاتفاقية وتغيّر السعر، ليتسع في شاشة واحدة):

راجعنا كل صف مقابل العقود. وجد الوكيل العقود الستة كلها التي تحتاج إلى قرار، واستبعد العقدين اللذين لا يحتاجان إليه، وكانت كل المواعيد النهائية للإشعار وأعداد الأيام صحيحة:

• GreenScape، تنسيق الحدائق وإزالة الثلوج: الموعد النهائي للإشعار 1 أكتوبر. وقد فات بسبعة أيام، والعقد يتجدد تلقائيًا لمدة سنة مع زيادة بنسبة 6% على أسعار إزالة الثلوج.

• Peak Roofing: لا تجديد تلقائي، لكن التمديد يتطلب تعديلًا موقّعًا بحلول 31 أكتوبر.

• Guardian Patrol: ينتهي في 31 ديسمبر، لكن الموعد النهائي للإشعار ذي الـ 60 يومًا هو 1 نوفمبر.

• Metro Lift: هذا هو العقد المهم. فهو لا ينتهي قبل 31 يناير، أي خارج فترة الـ 90 يومًا. لكنه يتجدد تلقائيًا لثلاث سنوات ما لم تُرسل إشعارًا قبل 90 يومًا، لذا فالموعد النهائي الحقيقي هو 2 نوفمبر. ومع درجة مورد تبلغ 36، كانت توصية الوكيل «إعادة التفاوض أو الانسحاب».

• Sparkle Cleaning وClearAir: موعدان نهائيان في 30 نوفمبر و1 ديسمبر.

عرض الوكيل طريقة حسابه لكل موعد نهائي خلال الـ 30 يومًا القادمة، وختم بقائمة قصيرة بعنوان «Do this week» (افعل هذا الأسبوع):

ما أثار إعجابنا

Metro Lift. فالتقرير البسيط عن «العقود التي تنتهي خلال الـ 90 يومًا القادمة» لن يُظهره أبدًا، لأن العقد ينتهي بعد 115 يومًا. أجرى الوكيل الحساب، ووجد الموعد النهائي في 2 نوفمبر، ووضعه بجانب درجة المورد البالغة 36 مع عشر استدعاءات طارئة. فوّت هذا الموعد وستكون ملتزمًا حتى عام 2030، مع زيادة لا تقل عن 5%. هذا بالضبط ما وُجد الرادار من أجله.

أين تعثّر

أمران، وكلاهما يستحق المعرفة.

أولًا، أدرج الجدول Guardian Patrol وClearAir مرتين، مرة للموعد النهائي للإشعار ومرة أخرى لأن تاريخ انتهائهما يقع أيضًا ضمن الفترة. لا ضرر في ذلك، لكنه غير مرتب.

ثانيًا، والأهم، أن قائمة «افعل هذا الأسبوع» نصّت على «إرسال إشعار بالقرار فورًا إلى GreenScape لأن الموعد النهائي لعدم التجديد قد فات بالفعل». يبدو ذلك حاسمًا، لكنه رد فعل خاطئ: فالإشعار المُرسل بعد الموعد النهائي على الأرجح لا يوقف التجديد. لذا طرحنا سؤال متابعة:

The GreenScape notice deadline has passed. What does the contract say happens now, and is sending a non-renewal notice today still effective? Quote the clauses.

هذه المرة جاءت الإجابة دقيقة وصحيحة. استشهد الوكيل ببند التجديد، وقال إن الإشعار المُرسل اليوم سيكون متأخرًا، ونبّه إلى أن العقد لا ينص على أن الإشعار المتأخر يوقف التجديد، ووجد بند الإنهاء بإشعار مدته 60 يومًا كمخرج محتمل، مع التأكيد على أن العقد وحده لا يحسم كيفية تفاعل البندين.

الدرس: الوكيل ممتاز في العثور على التواريخ والبنود. أما القرارات بشأن ما يعنيه فوات موعد نهائي فهي من شأن شخص مسؤول، وفي أي مسألة خلافية، من شأن محاميك.

لعبة سريعة: ما الموعد النهائي الحقيقي؟

ثلاثة عقود. احسب آخر يوم لإرسال الإشعار قبل أن تقرأ إجابتنا.

• ينتهي في 31 مارس، ويتجدد تلقائيًا لسنة، مع إشعار مدته 60 يومًا.

• ينتهي في 30 يونيو، ويتجدد تلقائيًا لسنتين، مع «إشعار مدته ثلاثة أشهر».

• ينتهي في 31 ديسمبر، بلا تجديد تلقائي، ويجب تقديم أسعار التجديد قبل الانتهاء بـ 30 يومًا.

إجابتنا: 30 يناير (31 مارس ناقص 60 يومًا)، و31 مارس (ثلاثة أشهر، لا 90 يومًا)، و1 ديسمبر، مع أن العقد الأخير لا يتجدد إذا فاتك الموعد، فالخطر الحقيقي هو ألا يكون لديك مقاول في 1 يناير. تحسب العقود المدد بطرق مختلفة، وهذا بالضبط سبب حاجتك إلى رؤية العملية الحسابية.

دروس من التجربة

• اسأل عن الموعد النهائي للإشعار، لا عن تاريخ الانتهاء. هذا التغيير الواحد هو كل قيمة الوكيل.

• أوقف المصادر التي لا تحتاج إليها. مصادر أقل، إجابات أدق.

• اجعله يعرض طريقة حسابه. حساب التواريخ الذي يمكنك التحقق منه هو حساب يمكنك الوثوق به.

• استخدم أسئلة المتابعة للمسائل التي تتطلب تقديرًا. الإجابة الأولى قائمة، والإجابة الثانية هي حيث يحدث التفكير.

أفكار للتوسّع

• شغّله في أول كل شهر: يمكن لتدفق Power Automate مجدول أن يطرح السؤال نفسه ويرسل الجدول بالبريد الإلكتروني إلى مدير العقار.

• صُغ الإشعارات: الطلب المقترح الثالث يصوغ إشعارًا مهذبًا بعدم التجديد يستشهد بالبند، جاهزًا للمراجعة.

• أضف عقود الإيجار: يمكن للوكيل نفسه متابعة خيارات إيجار المستأجرين وإشعارات التجديد، كما في دليلنا لتذكيرات انتهاء عقود الإيجار.

• اربطه بالمشتريات: أدخِل قرار التجديد أو إعادة التفاوض أو الانسحاب في أمر الشراء التالي.

لماذا يهمّ هذا

شروط العقود موجودة في ملفات Word. وأداء الموردين موجود في نظام الحسابات الدائنة ونظام أوامر العمل. ومواعيد التجديد النهائية موجودة في ذاكرة شخص ما. اجمع بياناتك من أنظمة مختلفة في مكان واحد وضع الذكاء الاصطناعي في الواجهة، وسيخبرك الوكيل ليس فقط بما ينتهي، بل أيضًا بأي من هؤلاء الموردين يستحق ثلاث سنوات أخرى.

هل تحتاج إلى مساعدة؟

تبني Smart Solutions وكلاء Microsoft 365 Copilot وحلول SharePoint وسير عمل المشتريات لفرق إدارة العقارات والمرافق في كندا. وإذا كنت تفضّل أن تكون العقود وأوامر الشراء والفواتير وأداء الموردين في منتج واحد، فاطّلع على ProcuraCloud، منصة المشتريات التي طوّرناها للشركات الصغيرة والمتوسطة. تواصل معنا للحديث عن عقود الموردين لديك.