التواريخ الحرجة في عقود الإيجار: تتبّع مواعيد إشعارات خيار التجديد والإنهاء باستخدام Power Automate (الجزء 2)
في الجزء 1 أنشأنا مسار عمل يذكّرك عندما يتبقى على انتهاء عقود الإيجار 3 أو 6 أو 9 أو 12 أو 18 شهرًا. هذا مفيد، لكن تاريخ الانتهاء نادرًا ما يكون التاريخ الذي يكلّف العميل مالًا. التواريخ الخطرة فعلًا هي المواعيد النهائية للإشعارات المخفية في بنود العقد.
المستأجر الذي يملك خيار التجديد يتعيّن عليه عادةً ممارسته كتابيًا قبل انتهاء العقد بـ 6 أو 9 أو 12 شهرًا. وإذا فاتته هذه المهلة بيوم واحد سقط الخيار، وأصبح بإمكان المالك تأجير المساحة لغيره أو تحديد إيجار جديد. وينطبق الأمر نفسه على حقوق الإنهاء المبكر وخيارات التوسع ومراجعات الإيجار. ولدى كل وسيط قصة عن عميل اكتشف الأمر بعد فوات الأوان.
في هذا الدليل سننشئ مسار عمل بسيطًا في Power Automate، دون ذكاء اصطناعي، يقرأ جدول التواريخ الحرجة في Excel، ويحسب عدد الأيام المتبقية قبل كل موعد إشعار، ويرسل إليك كل صباح ملخصًا واحدًا بالبريد الإلكتروني مرمّزًا بالألوان يضم كل ما يستحق خلال الأيام الـ 90 القادمة، مع البنود المتأخرة أولًا.
ما الذي تحتاج إليه
Microsoft 365 مع Excel في OneDrive for Business (أو SharePoint) وOutlook.
Power Automate. كل ما هنا يستخدم موصلات قياسية، لذا لا حاجة إلى ترخيص Premium.
ملخصات عقود الإيجار لديك، أو على الأقل بنود التواريخ الحرجة في كل عقد.
الخطوة 1: إنشاء جدول التواريخ الحرجة في Excel
أنشئ مصنفًا باسم Lease-Critical-Dates.xlsx (أو أضف ورقة إلى أداة التتبع من الجزء 1) يحتوي على جدول باسم CriticalDates والأعمدة التالية:
Lease ID وTenant: لربط كل حق بأداة تتبع عقود الإيجار (رقم العقد والمستأجر).
Property: العنوان والوحدة.
Right: نوع الحق: خيار التجديد، أو الإنهاء المبكر، أو خيار التوسع، أو مراجعة الإيجار.
Event Date: تاريخ سريان الحق، مثل تاريخ انتهاء العقد في حالة خيار التجديد.
Notice (Months): عدد الأشهر قبل تاريخ الحدث التي يجب تسليم الإشعار خلالها، كما ورد في العقد.
Notice Deadline: صيغة حسابية، حتى لا تحسب الموعد يدويًا أبدًا.
Days Left: صيغة تعرض الأيام المتبقية لكل من يطّلع على الورقة.
Notice Sent: Yes أو No. اضبطها على Yes بمجرد تسليم الإشعار.
Notes: نص البند بلغة واضحة، مثل «خيار واحد لمدة 5 سنوات بنسبة 95% من إيجار السوق».
عمودا الصيغ هما:
Notice Deadline: =EDATE([@[Event Date]], -[@[Notice (Months)]])
Days Left: =[@[Notice Deadline]] - TODAY()تحسب الدالة EDATE الأشهر التقويمية وتتعامل مع نهايات الأشهر بشكل صحيح، فانتهاء العقد في 30 يونيو مع إشعار مدته 6 أشهر يعطي 30 ديسمبر وليس 31 ديسمبر. أضف تنسيقًا شرطيًا إلى الجدول (الأحمر لـ 7 أيام أو أقل، والبرتقالي لـ 30، والأصفر لـ 90، مع تجاهل الصفوف التي تكون فيها قيمة Notice Sent هي Yes) لتصبح الورقة لوحة متابعة قائمة بذاتها.
قد يكون للعقد الواحد عدة صفوف. ففي مثالنا لدى Northwind Logistics خيار تجديد وخيار توسع معًا، ولكل منهما مدة إشعار خاصة به.
الخطوة 2: إنشاء مسار العمل المجدول
في Power Automate، اختر Create > Scheduled cloud flow، وسمِّه Lease Critical Dates Digest، واضبطه ليعمل يوميًا في الساعة 7:00 صباحًا. افتح المشغّل Recurrence واضبط Time zone على منطقتك الزمنية (نستخدم التوقيت الشرقي)، حتى يعني «اليوم» اليوم الفعلي حيث تعمل.
أضف إجراء Compose باسم Today مع هذا التعبير:
formatDateTime(convertFromUtc(utcNow(),'Eastern Standard Time'),'yyyy-MM-dd')وهذا هو مسار العمل كاملًا:
الخطوة 3: قراءة الجدول
أضف Excel Online (Business) > List rows present in a table ووجّهه إلى المصنف وإلى الجدول CriticalDates. ضمن Advanced parameters، اضبط DateTime Format على ISO 8601. ومن دون ذلك تعود تواريخ Excel أرقامًا تسلسلية مثل 46291 بدلًا من 2026-09-26.
الخطوة 4: حساب الأيام المتبقية
لا تعتمد على العمود Days Left في Excel، فالدالة TODAY() لا يُعاد حسابها إلا عندما يفتح أحدهم المصنف، لذلك يحسب مسار العمل القيمة بنفسه. أضف إجراء Data Operation > Select باسم Add days left. اربط الأعمدة التي تريدها في البريد الإلكتروني وأضف مفتاحًا إضافيًا واحدًا هو DaysLeft:
div(sub(ticks(item()?['Notice Deadline']), ticks(outputs('Today'))), 864000000000)تُرجع الدالة ticks() عدد الفواصل الزمنية البالغة 100 نانوثانية منذ السنة 1، وفي اليوم الواحد 864,000,000,000 منها، لذا تكون النتيجة عددًا صحيحًا من الأيام. وتكون سالبة إذا كان الموعد قد فات.
الخطوة 5: الإبقاء على المواعيد المهمة فقط
أضف إجراء Filter array باسم Open deadlines على مخرجات Select، وانتقل إلى الوضع المتقدم واستخدم:
@and(not(equals(item()?['Notice Sent'],'Yes')), lessOrEquals(item()?['DaysLeft'],90))بذلك تحتفظ بكل ما يستحق خلال الأيام الـ 90 القادمة وبكل متأخر لم يعالجه أحد بعد. ويبقى الموعد المتأخر في الملخص كل يوم إلى أن يؤكد أحدهم إرسال الإشعار، وهذا بالضبط نوع التذكير الملحّ الذي تريده.
أضف إجراء Filter array ثانيًا باسم Overdue على مخرجات Open deadlines:
@less(item()?['DaysLeft'],0)ثم أضف شرطًا (Condition) باسم Anything to report يتحقق من أن length(body('Open_deadlines')) أكبر من 0. وهكذا لا يتلقى أحد بريدًا فارغًا في الأيام الهادئة.
الخطوة 6: إنشاء جدول مرمّز بالألوان
لا يستطيع الإجراء Create HTML table تلوين صفوف بعينها، لذا نبني الصفوف بأنفسنا. داخل الفرع True، أضف إجراء Select باسم Digest rows. واضبط From على المواعيد المفتوحة مرتبةً بحيث تأتي الأكثر إلحاحًا أولًا:
sort(body('Open_deadlines'),'DaysLeft')حوّل الحقل Map إلى وضع النص وأنشئ صف HTML لكل موعد. يعتمد لون الصف على DaysLeft:
if(less(item()?['DaysLeft'],0),'#f8d7da',if(lessOrEquals(item()?['DaysLeft'],7),'#fbe3e4',if(lessOrEquals(item()?['DaysLeft'],30),'#ffe2b3','#fff4c2')))تعرض الخلية الأولى OVERDUE أو TODAY أو عدد الأيام المتبقية:
if(less(item()?['DaysLeft'],0),concat('OVERDUE ',string(mul(item()?['DaysLeft'],-1)),'d'),if(equals(item()?['DaysLeft'],0),'TODAY',concat(string(item()?['DaysLeft']),' days')))تعبير Map الكامل هو دالة concat() تجمع وسم tr بلون الخلفية هذا، ثم وسم td لكل عمود: الأيام المتبقية، وموعد الإشعار، والمستأجر والعقار، والحق، وتاريخ السريان، والملاحظات. استخدم formatDateTime(item()?['Notice Deadline'],'MMM d, yyyy') للتواريخ حتى تظهر بصيغة مثل «Oct 5, 2026».
الخطوة 7: إرسال الملخص
أضف Office 365 Outlook > Send an email (V2). وفي عرض التعليمات البرمجية لنص الرسالة (</>)، أضف مقدمة قصيرة ومفتاحًا للألوان وصف عناوين للجدول، ثم جميع الصفوف مدمجة معًا:
@{join(body('Digest_rows'),'')}سطر موضوع يخبر الوسيط بما يهم دون الحاجة إلى فتح الرسالة:
@{length(body('Open_deadlines'))} lease notice deadlines in the next 90 days@{if(greater(length(body('Overdue')),0),concat(' (',length(body('Overdue')),' overdue)'),'')}اضبط Importance على High فقط عند وجود بند متأخر:
if(greater(length(body('Overdue')),0),'High','Normal')الخطوة 8: الاختبار
احفظ مسار العمل واختر Test > Manually. باستخدام بيانات المثال في 30 سبتمبر، أدرج الملخص ستة مواعيد. كان خيار التجديد الخاص بـ Northwind Logistics قد فات قبل 4 أيام، فظهر في الأعلى باللون الأحمر. وكان حق الإنهاء الخاص بـ Brightpath Tutoring بعد 5 أيام. ولم يظهر تجديد Lakeshore Fitness لأن إشعاره كان قد أُرسل بالفعل، وبقيت المواعيد التي تتجاوز 90 يومًا خارج الملخص حتى يحين دورها.
اضبط Notice Sent لأحد الصفوف على Yes، ثم شغّل مسار العمل مجددًا، وسيختفي ذلك الصف.
أفكار للتوسع
أرسل كل موعد إلى الوسيط المسؤول: أضف عمود Broker Email، ثم جمّع الصفوف حسب الوسيط وأرسل لكل منهم ملخصًا خاصًا.
أضف رابطًا إلى «مسودة الإشعار»: احفظ قالب Word لكل نوع من الحقوق في SharePoint واربطه من البريد الإلكتروني، لتكون رسالة الإشعار على بُعد نقرة واحدة.
نسخ أسبوعية للعملاء: صفِّ حسب المستأجر وأرسل لكل عميل قائمة قصيرة بحقوقه القادمة، وهي طريقة بسيطة لإظهار قيمتك بين الصفقات.
العطلات وأيام العمل: إذا كان العقد يشترط الإشعار بأيام العمل، فاطرح عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية باستخدام جدول Holidays.
أضف Teams: انشر البنود المتأخرة في قناة فريق الصفقة إلى جانب البريد الإلكتروني.
لماذا يهم ذلك
قد يعني فوات خيار التجديد أن يدفع العميل آلاف الدولارات الإضافية شهريًا في الإيجار، أو أن يخسر موقعًا بنى عمله حوله. ومسار عمل يستغرق إعداده 10 دقائق مع جدول محكم التنظيم تأمين زهيد الكلفة، ويجعلانك الوسيط الذي لا يفوته أي موعد.
ما بعد جداول البيانات
يغطي مسار العمل هذا التواريخ. وإذا أردت الصورة الكاملة، فإن Frontage هو نظام CRM للتأجير التجاري نقدمه للوسطاء في كندا. يستورد قائمة العقود التي تحتفظ بها أصلًا، ويُبرز العقود عند المراحل التي تختارها، ويحوّل كل عقد إلى صفقة تُحفظ معها الجولات والعروض وخطابات النوايا في مكان واحد. باقة Starter مجانية ولا تتطلب بطاقة ائتمان.
هل تحتاج إلى مساعدة في أتمتة سير العمل في شركة الوساطة لديك؟ تبني Smart Solutions حلول Power Automate وPower Apps لفرق العقارات في كندا. تواصل معنا لنتحدث عمّا تودّ أتمتته.
تعليقات