إشعارات ثنائية اللغة للمستأجرين في دقائق باستخدام Copilot في Word

إيقاف المصعد المخطط له في مبنى طبي ليس أمرًا بسيطًا. فالمرضى يستخدمون المشايات والكراسي المتحركة، والعيادات تحجز المواعيد قبل أسابيع، وفي معظم أنحاء كندا يجب أن يكون الإشعار المعلّق على لوحة الردهة باللغتين الإنجليزية والفرنسية. وكتابته بشكل جيد تستغرق وقتًا: استخراج الحقائق من تقرير المقاول، وضبط تفاصيل إمكانية الوصول، ثم ترجمته ومراجعته.

في هذا الدليل يكتب Copilot في Word إشعارًا للمستأجرين بشأن إيقاف مخطط للمصعد مباشرةً من تقرير حالة المصعد، ويضيف النسخة الفرنسية، ثم يحوّل النسختين إلى إشعار ثنائي اللغة من صفحة واحدة للوحة الردهة.

إليك العملية أثناء تنفيذها، بسرعة مضاعفة:

ما الذي تحتاجه

• ترخيص Microsoft 365 Copilot.

• المستند المصدر في SharePoint أو OneDrive. مستندنا هو تقييم حالة المصاعد في Lakeview Medical Plaza، وهو التقرير نفسه الذي يقرؤه وكيل SharePoint الخاص بنا.

• الحقائق التي لا يعرفها أحد غيرك: التواريخ، وبيانات الاتصال، ودعم إمكانية الوصول الذي ستقدمه.

الخطوة 1: زوّد Copilot بالحقائق

افتح مستند Word فارغًا. في مربع Copilot، اكتب التكليف وأرفق التقرير باستخدام "Add content" (إضافة محتوى):

Write a tenant notice for Lakeview Medical Plaza about the planned shutdown of passenger elevator Car 2 for modernization (Phase 2) in Q1 2027. Base it on the elevator condition assessment. The notice is for clinic tenants and their patients. Include: what is happening and why, the expected dates (use 'Week of January 11, 2027' for the start and about six weeks of work), which elevator stays in service, accessibility support for patients with mobility needs (staff assistance, priority use of Car 1, the loading entrance ramp), who to contact (Property Management Office, 416-555-0142, lakeview@example.com), and an apology for the inconvenience. Keep it to one page, friendly and clear. Then add the same notice in Canadian French below it, under the heading 'Version française'.

لاحظ ما قدّمناه لـ Copilot بأنفسنا: تاريخ البدء، وبيانات الاتصال، وخطة إمكانية الوصول. يذكر التقرير أن الأعمال مخطط لها في الربع الأول من 2027، لكنه لا يحدد الأسبوع، وبالتأكيد لا يعرف رقم هاتفك. أعطِ Copilot الحقائق، ودعه يكتب الكلمات.

الخطوة 2: اقرأ النسخة الإنجليزية

بعد نحو دقيقة حصلنا على إشعار واضح ودافئ: سبب الحاجة إلى الأعمال (أنظمة تحكم متقادمة، وقطع غيار يصعب العثور عليها، وتوقفات أكثر)، والتواريخ، واستمرار المصعد رقم 1 في الخدمة، ودعم إمكانية الوصول، والجهة التي يمكن الاتصال بها.

جاء سبب الأعمال مباشرةً من تقرير الحالة، بلغة بسيطة يفهمها المريض.

الخطوة 3: راجع النسخة الفرنسية

تلتها النسخة الفرنسية: "Calendrier prévu" (الجدول الزمني المتوقع)، و"Soutien à l'accessibilité" (دعم إمكانية الوصول)، والتواريخ نفسها، ورقم الهاتف نفسه، و"cabine 1" للدلالة على المصعد رقم 1. وهي تُقرأ كفرنسية كندية طبيعية، لا كترجمة حرفية.

اطلب من شخص يتحدث الفرنسية قراءتها قبل تعليقها على الحائط. كانت فرنسية Copilot جيدة، لكن الإشعار الذي يمثّل مبناك يستحق مراجعة بشرية، خاصةً لمصطلحات مثل "rampe de l'entrée de livraison" (منحدر مدخل التحميل).

الخطوة 4: اجعله يناسب لوحة الردهة

صفحتان أطول من اللازم للوحة إعلانات، لذلك طلبنا:

Make this fit on a single page for the lobby notice board: put the English and French versions side by side in two columns, with one shared bilingual title at the top, and tighten the wording so both fit.

نفّذ ذلك، لكن نص المتن ظهر كله بخط عريض. فأصلحه أمر إضافي واحد:

The body text came out all bold. Make the body text regular weight and keep only the short labels (Timing, During the work, Accessibility support, Questions) bold, in both languages. Remove the table borders, and set the proofing language of the French column to French (Canada).

النتيجة، جاهزة للطباعة:

ما الذي نجح، وما الذي يجب الانتباه إليه

فقرة إمكانية الوصول هي التي كنا سنقضي فيها أطول وقت، وقد كتبها Copilot بإتقان باللغتين: مساعدة الموظفين، وأولوية استخدام المصعد رقم 1، ومنحدر مدخل التحميل، ورقم هاتف للاتصال. كما حافظ على تطابق كل معلومة بين العمودين، وهو الموضع الذي تنحرف فيه عادةً الإشعارات المترجمة يدويًا.

أمران يجب الانتباه إليهما. الأول أن التنسيق في المحاولة الأولى جعل كل شيء بخط عريض، واحتاج إصلاحه إلى أمر متابعة واحد. والثاني أن لغة التدقيق مهمة: فقد ضبطنا أيضًا لغة العمود الفرنسي يدويًا على French (Canada) (حدّد النص، وانقر على اللغة في شريط الحالة، واختر French (Canada))، حتى يساعد المدقق الإملائي في Word على تدقيق الفرنسية بدلًا من وضع خط تحت كل كلمة.

من صفحة فارغة إلى إشعار ثنائي اللغة من صفحة واحدة تمت مراجعته، استغرق الأمر نحو عشر دقائق، معظمها في القراءة.

لعبة سريعة: ما الذي ينقص؟

قبل أن تنشر إشعار إيقاف، تأكد من أنه يتضمن هذه العناصر الخمسة. أيها تنساه معظم الإشعارات؟

• ما الذي يحدث ولماذا

• متى يبدأ وكم يستمر

• ما الذي يظل يعمل

• المساعدة لمن يحتاج إليها

• بمن يُتّصل

إجابتنا: المساعدة. تكتفي معظم الإشعارات بعبارة "نعتذر عن الإزعاج" ثم تتوقف. وفي مبنى طبي، تكون فقرة إمكانية الوصول هي الأهم في الصفحة.

دروس من التجربة

• أعطِ Copilot الحقائق التي لا يمكنه معرفتها. التواريخ وأرقام الهواتف وخطة إمكانية الوصول تأتي منك، لا من التقرير.

• اطلب اللغتين في الأمر نفسه. تطابقت النسخة الفرنسية مع الإنجليزية سطرًا بسطر لأن Copilot كتبهما معًا.

• أصلح التنسيق بأمر متابعة. من الأسرع أن تقول "ظهر المتن بخط عريض" بدلًا من إصلاح عشرين فقرة يدويًا.

• اطلب دائمًا من شخص مراجعة النسخة الفرنسية. يوصلك Copilot إلى 95% من الطريق، أما الـ 5% الأخيرة فهي سمعتك.

أفكار للتوسع

• اجعله قالبًا: احفظ الأمر وأعد استخدامه لإيقاف المياه، واختبار إنذار الحريق، وإعادة رصف موقف السيارات.

• أرسله بالبريد الإلكتروني أيضًا: اطلب من Copilot في Outlook تحويل الإشعار إلى رسالة بريد إلكتروني قصيرة ثنائية اللغة لجهات الاتصال لدى المستأجرين.

• أضف تذكيرًا: يمكن لسير عمل في Power Automate إعادة إرسال الإشعار قبل بدء الأعمال بأسبوع وبيوم واحد.

• تابعه: أضف بند "تم إرسال الإشعار" إلى قائمة مهام نهاية الشهر، كما نفعل في مقالنا عن Copilot Pages.

لماذا يهم هذا

الحقائق اللازمة لإشعار المستأجرين موجودة بالفعل: تقرير المقاول، والجدول الزمني للمشروع، وخطة إمكانية الوصول في مبناك. اجمع بياناتك من أنظمة مختلفة في مكان واحد وضع الذكاء الاصطناعي في الواجهة، وسيستغرق إعداد إشعار دقيق ثنائي اللغة دقائق بدلًا من أيام، فيعلم المستأجرون بالأعمال مبكرًا بدلًا من الأسبوع السابق لها.

هل تحتاج إلى مساعدة؟

تُعدّ Smart Solutions حلول Microsoft 365 Copilot وسير عمل التواصل مع المستأجرين لفرق إدارة العقارات والمرافق في كندا. وإذا كنت تفضّل أن تكون أوامر الشراء والفواتير ومستندات الموردين في منتج واحد، فاطّلع على ProcuraCloud، منصتنا للمشتريات المخصصة للشركات الصغيرة والمتوسطة. تواصل معنا للحديث عن تواصلك مع المستأجرين.