أنشئ وكيل SharePoint لتقارير مبانيك في 10 دقائق ومن دون برمجة

لكل مبنى مجلد مليء بتقارير الفحص: الأسطح والمصاعد والمبرّدات والسلامة من الحرائق والمسح الحراري للأنظمة الكهربائية. وهي تحمل إجابات الأسئلة التي يطرحها المالكون والمديرون كل أسبوع. متى فُحص السقف آخر مرة؟ ما الذي لا يزال مفتوحًا؟ ما الذي نحتاج إلى رصد ميزانية له في العام المقبل؟ المشكلة أن أحدًا لا يقرأ أربعين صفحة من ملفات PDF ليعرف الإجابة، فتكون الإجابة في الغالب «سأعود إليك لاحقًا».

في هذا الدليل نضع وكيل ذكاء اصطناعي فوق ذلك المجلد. لا Copilot Studio، ولا برمجة، ولا موصلات: وكيل SharePoint يُنشأ من المجلد نفسه في نحو عشر دقائق. يجيب بلغة واضحة ويربط كل إجابة بالتقرير الذي جاءت منه.

إليك الوكيل وهو يجيب عن سؤال حقيقي:

ما الذي ستحتاج إليه

• ترخيص Microsoft 365 Copilot (أو إعداد الفوترة حسب الاستخدام لوكلاء SharePoint).

• مجلد SharePoint يحتوي على التقارير. يضم مجلدنا ستة تقارير فحص نموذجية لثلاثة عقارات، من النوع الذي ينتجه تطبيق فحص المواقع الخاص بنا، إضافة إلى تقارير الانحرافات الشهرية.

• نحو عشر دقائق.

الخطوة 1: أنشئ الوكيل من المجلد

افتح المجلد في SharePoint، واختر Copilot من شريط الأدوات، ثم Create an agent (إنشاء وكيل). يملأ SharePoint اسمًا تلقائيًا ويستخدم المجلد بوصفه المصدر الأول.

في علامة التبويب Overview سمّيناه Building Condition Assistant وأعطيناه غرضًا من سطر واحد: الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بحالة المباني ونتائج الفحص والإصلاحات المفتوحة والاحتياجات الرأسمالية في عقاراتنا الثلاثة.

الخطوة 2: اختر المصادر

في علامة التبويب Sources أبقينا مجلد Inspection Reports وأضفنا مجلد Variance Reports، كي يتمكن الوكيل من ربط الملاحظة بالمال. ويمكنك إضافة ما يصل إلى 20 موقعًا أو مجلدًا أو ملفًا أو صفحة أو قائمة.

اجعل المصادر محدودة. فالوكيل الذي لا يقرأ إلا تقارير الفحص والانحرافات يقدّم إجابات أفضل من وكيل يقرأ الموقع بأكمله.

الخطوة 3: أخبره كيف يتصرف

علامة التبويب Behavior هي المكان الذي يصبح فيه الوكيل مفيدًا:

تعليماتنا باختصار:

• أجب من التقارير فقط: واذكر دائمًا التقرير المستخدم وتاريخه.

• انقل المبالغ بدقة: المبالغ بالدولار والتواريخ والأولويات كما وردت تمامًا.

• حدّد إن كان البند تشغيليًا أم رأسماليًا: وما إذا كان معتمدًا أم لا يزال معلقًا.

• اعترف بالثغرات: إذا لم تغطِّ التقارير المسألة، فقل ذلك واقترح من يمكن سؤاله.

• اجعل الإجابة موجزة: إجابة من سطر واحد أولًا، ثم خمس نقاط على الأكثر.

وأضفنا أيضًا ثلاثة أوامر بدء توضّح للناس ما يمكنهم سؤاله. ثم اختر Create agent. يُحفظ الوكيل بوصفه ملفًا في المجلد، فيستطيع كل من لديه صلاحية الوصول إلى المجلد استخدامه.

الخطوة 4: اسأله شيئًا

سألناه: «اذكر جميع الملاحظات ذات الأولوية العالية في المواقع الثلاثة.» فجاءت إجابته بإطار عزل السقف التالف في Harbourfront، وضاغط المبرّد والملفات المتسخة في Lakeview، ووحدة التحكم المتقادمة في مصعد Lakeview، والنقطة الساخنة في لوحة التوزيع الرئيسية في Northgate. وجاءت كل ملاحظة مع الأولوية، والمبلغ بالدولار حيثما وُجد، وما إذا كانت تشغيلية أم رأسمالية، ورابط إلى التقرير.

أين أخطأ

سألنا الوكيل مرتين عن البنود الرأسمالية التي ينبغي للمالك أن يرصد لها ميزانية في عام 2027. وفي المرتين قال الوكيل إن ضاغط المبرّد سيكلف 14,000 $. بينما يذكر التقرير 14,500 $. كما أغفل تقدير المرحلة 2 من تحديث المصعد البالغ 78,000 $. وفي الإجابة التالية مباشرة، حين سرد الملاحظات ذات الأولوية العالية، نقل مبلغ 14,500 $ بشكل صحيح من التقرير نفسه.

إذن الوكيل بارع جدًا في العثور على التقرير الصحيح، لكنه ليس مثاليًا في نقل كل رقم منه. ومن ذلك درسان:

• اختبره بأسئلة تعرف إجاباتها مسبقًا. نحن من كتب التقارير، لذا اكتشفنا الخطأ. افعل الشيء نفسه قبل أن تشارك الوكيل مع أي مالك.

• انقر على المصدر. كل إجابة مرتبطة بالتقرير. ولأي رقم سيدخل في ميزانية، افتح التقرير وتحقق منه.

لعبة سريعة: ماذا ستسأل؟

اختر السؤال الذي طرحه عليك المالك الشهر الماضي واستغرقت أطول وقت للإجابة عنه. أسئلتنا كانت:

• «متى كان آخر فحص للسقف، وماذا وجد؟»

• «هل سيكلفنا المصعد مالًا في العام المقبل؟»

• «هل هناك أمر عاجل لا أعرف عنه؟»

اطرح سؤالك على الوكيل. فإذا لم يستطع الإجابة، فأنت لم تكتشف وكيلًا ضعيفًا، بل اكتشفت تقريرًا مفقودًا من المجلد.

دروس من البناء

• من دون برمجة، لكن ليس من دون تفكير. التعليمات هي التي تحدد ما إذا كانت الإجابات مفيدة. فاصرف وقتك عليها.

• أوامر البدء تعلّم الناس كيفية استخدامه. معظم الناس لن يعرفوا ماذا يسألون الوكيل. فأرِهم.

• المصادر تبقى آمنة. لا يعرض الوكيل على الناس إلا المحتوى الذي يملكون أصلًا صلاحية الاطلاع عليه في SharePoint.

• الوكلاء ملفات. يمكنك نقل ملف الوكيل، أو مشاركته كأي مستند، أو مشاركته في Teams.

أفكار للمضي أبعد

• شاركه في Teams: أضف الوكيل إلى قناة فريق العقار لتُجاب الأسئلة حيث يعمل الناس أصلًا.

• أضف عقود الإيجار: ضع ملخصات عقود الإيجار ضمن المصادر واسأل عن مواعيد التجديد والتزامات الإصلاح.

• أضف قائمة الانحرافات: اربط قائمة Budget Variance كي يتمكن الوكيل من الإجابة أيضًا عن سؤال «لماذا تجاوزنا الميزانية؟».

• انتقل إلى Copilot Studio: عندما تحتاج إلى إجراءات، مثل إنشاء أمر عمل، أعد بناءه في Copilot Studio، كما في وكيل صندوق بريد المرافق الخاص بنا.

لماذا يهم هذا

المعرفة بالمباني تعيش في التقارير، والتقارير تعيش في مجلدات لا يفتحها أحد. اجمع بياناتك من أنظمة مختلفة في مكان واحد وضع الذكاء الاصطناعي في الواجهة، وسيبدأ المجلد في الإجابة عن الأسئلة: يحصل مدير العقار على الإجابات في ثوانٍ، ويحصل عليها المالك قبل الاجتماع لا بعده.

هل تحتاج إلى مساعدة؟

تُعِدّ Smart Solutions حلول SharePoint وMicrosoft 365 Copilot ووكلاء الذكاء الاصطناعي لفرق العقارات وإدارة المرافق في كندا. وإذا كنت تفضّل أن تكون أوامر الشراء والفواتير ومستندات الموردين في منتج واحد، فألقِ نظرة على ProcuraCloud، منصتنا للمشتريات المخصصة للشركات الصغيرة والمتوسطة. تواصل معنا للحديث عن وضع وكيل على تقارير مبانيك.