أتمتة فوترة العملاء من فواتير الموردين والعقود باستخدام وكيل Copilot Studio

في دليل اعتماد الفواتير طابقنا فواتير الموردين مع أوامر الشراء ووجّهناها إلى المعتمِد الصحيح. لكن بالنسبة إلى مدير العقارات أو المرافق، فهذا نصف الشهر فقط. فمعظم تلك التكاليف المعتمدة تخص عميلًا ما، وفي نهاية الشهر يتعين على أحدهم تحديد من يُفوتَر وعلى ماذا.

عادةً ما تُنجَز هذه المهمة في جدول بيانات. تسحب الفواتير المعتمدة، وتتحقق من كل واحدة مقابل عقد العميل، وتضيف الرسوم الإدارية، ثم رسوم الإدارة وأي خدمات ثابتة، وتتجاوز كل ما لا يمكن إعادة تحميله على العميل، وتلتقط الرسوم التي تخالف أحد شروط العقد قبل أن يلاحظها العميل. يستغرق ذلك يومًا كاملًا، والخطأ فيه سهل.

في هذا الدليل يتولى وكيل Copilot Studio هذا العمل. فهو يقرأ فواتير الموردين المعتمدة وعقود العملاء في SharePoint، ويكتب كل بند فوترة، وينبّه إلى الاستثناءات، ثم يحوّل سير عمل صغير مخرجاته إلى مسودة فاتورة بصيغة PDF وبريد إلكتروني للمراجعة يُرسَل إلى مدير الفوترة. إليك النتيجة لشهر سبتمبر:

ما الذي ستبنيه

• مصدر واحد للحقيقة: فواتير الموردين المعتمدة وعقود العملاء والعملاء، جميعها في قوائم SharePoint.

• وكيل يعرف عقودك: يطبّق رسوم الإدارة والخدمات الثابتة ونسب الرسوم الإدارية وسقوف التكاليف.

• استثناءات لا مفاجآت: تُحجَز الفواتير التي تتجاوز أوامر الشراء، والفواتير التي تحتاج إلى مراجعة، والعملاء غير الموجودين، والرسوم الخاضعة لسقف، مع ذكر السبب.

• بنود فوترة قابلة للتدقيق: يُحفظ كل بند في قائمة Client Billing مع طريقة الحساب في الملاحظات.

• مسودات فواتير: صفحة واحدة لكل عميل، محفوظة بصيغة PDF في مكتبة Client Invoices.

• بريد إلكتروني للمراجعة: المجاميع حسب العميل وقائمة مهام بالاستثناءات، يُرسَل من صندوق البريد المشترك.

ما الذي ستحتاج إليه

• قائمة AP Invoices من دليل اعتماد الفواتير، أو أي قائمة لفواتير موردين معتمدة تتضمن الموقع والمجموع الفرعي والحالة.

• قائمتان إضافيتان: Clients وClient Contracts.

• Copilot Studio مع Copilot Credits. تعمل الوكلاء وسير العمل بالأرصدة، لذا تحتاج إلى سعة مدفوعة مسبقًا أو خطة الدفع حسب الاستخدام.

• OneDrive for Business لتحويل مسودات الفواتير إلى PDF.

الخطوة 1: ضع العقود حيث يستطيع الوكيل قراءتها

تحتفظ قائمة Clients بمعرّف كل عميل وموقعه وجهة الاتصال الخاصة بالفوترة. أما قائمة Client Contracts فتضم صفًا واحدًا لكل رسم، وعمود ChargeType هو ما يعمل الوكيل انطلاقًا منه:

• رسوم الإدارة: مبلغ شهري ثابت، مثل 4,500 دولار لشركة Harbourfront Holdings.

• خدمة ثابتة: مبلغ شهري آخر بتاريخ بدء، مثل مشغّل مبنى في الموقع، أو جاهزية إزالة الثلوج التي لا تبدأ إلا في نوفمبر.

• نسبة الرسوم الإدارية: نسبة تُضاف إلى تكاليف الموردين القابلة للاسترداد من العميل، 10% لعميل و8% لآخر.

• سقف التكلفة: قاعدة مكتوبة بلغة إنجليزية بسيطة في عمود Notes. تنص قاعدة Lakeview على أن أي رسوم مصاعد تتجاوز 10,000 دولار في الشهر تحتاج إلى موافقة كتابية من المالك.

هذه القاعدة الأخيرة هي سبب كون هذا وكيلًا لا معادلة. فلا أحد يرغب في تحويل عبارة "رسوم المصاعد التي تتجاوز 10,000 دولار تحتاج إلى موافقة" إلى دوال IF متداخلة، كما أن الفاتورة لا تذكر كلمة "مصعد" في أي مكان. بل تذكر Metro Lift & Escalator و"modernization phase 1". يقرأ الوكيل ذلك ويربط بينهما.

وعلى جانب الحسابات الدائنة، أضفنا بضع فواتير معتمدة أخرى لشهر سبتمبر (تنسيق الحدائق، والتنظيف، والأمن) وفاتورة واحدة لمستلزمات مكتبية غير قابلة لإعادة التحميل، حتى يكون لدى الوكيل ما يتجاوزه.

الخطوة 2: إنشاء الوكيل

في Copilot Studio، انتقل إلى Agents > New agent وسمِّه Client Billing Agent. وكما في دليل وكيل المرافق، تُكتب التعليمات كأنها وصف وظيفي:

• ما الذي يتلقاه: فترة فوترة مثل 2026-09.

• ما الذي يمكنه قراءته: قوائم Clients وClient Contracts وAP Invoices، مع الأعمدة المهمة.

• القواعد: فوترة فاتورة الحسابات الدائنة فقط عندما تكون Approved وقابلة لإعادة التحميل، واستخدام المجموع الفرعي، وتطبيق كل رسم تعاقدي فقط إذا كان قد بدأ، وتحويل أي شيء آخر إلى استثناء.

• ما الذي يكتبه: عنصر Client Billing واحد لكل بند، بحالة Draft أو Exception.

• ما الذي يعيده: كائن JSON صغير يتضمن مسودات الفواتير بصيغة HTML وبريد المراجعة بصيغة HTML.

ثلاثة أسطر في التعليمات أدّت معظم العمل:

• "تحقق من حساباتك قبل أن تنتهي. لا تختلق أبدًا مبالغ أو فواتير أو شروطًا تعاقدية غير موجودة في القوائم."

• "سقف التكلفة: إذا كانت فاتورة المورد تندرج ضمن الفئة الخاضعة للسقف (حدّد الفئة من المورد والوصف) وتجاوزت السقف، فلا تُفوترها."

• "إذا كان هناك بند بالقيم نفسها لـ BillingPeriod وClientID وLineType وSourceRef، فلا تُنشئه مرة أخرى، حتى يمكن تشغيل الفوترة أكثر من مرة بأمان."

الخطوة 3: امنحه أداتين من SharePoint

ضمن Tools، أضف إجراءين من موصّل SharePoint وأعد تسميتهما كي يعرف الوكيل الغرض منهما:

• Read list items: إجراء Get items، مع تثبيت عنوان الموقع وترك اسم القائمة ليملأه الوكيل.

• Create billing line: إجراء Create item، مع تثبيت الموقع وقائمة Client Billing، وترك جميع الأعمدة ليملأها الوكيل.

اضبط الموقع والقائمة على Custom values كي لا يتمكن الوكيل من الوصول إلا إلى القوائم التي اخترتها، واضبط Authentication على Shared account كي يعمل عندما يشغّله سير العمل دون أن يكون أحد مسجّلًا الدخول.

الخطوة 4: اختبره في Preview

في محادثة Preview كتبنا "Prepare the client billing for 2026-09." قرأ الوكيل القوائم الثلاث، وفكّر بصوت عالٍ في الرسوم التي تنطبق، وأنشأ 16 بند فوترة وأعاد ملخصه. راجعنا كل رقم بالآلة الحاسبة، وكانت جميعها صحيحة.

الخطوة 5: بناء سير العمل

في Copilot Studio، انتقل إلى Workflows > New workflow. يتكون سير العمل بأكمله من ست عُقد:

• Start: مشغّل يدوي بمدخل نصي واحد هو BillingPeriod. استبدله بمشغّل Recurrence شهري حين تثق به.

• Prepare billing: عقدة Agent تستدعي Client Billing Agent بالرسالة "Prepare the client billing for BillingPeriod". اضبط Output على Structured output بثلاث خصائص نصية: invoicesHtml وreviewHtml وexceptions.

• Save invoices as HTML: إجراء Create file في OneDrive for Business، مع invoicesHtml كمحتوى.

• Convert to PDF: إجراء Convert file في OneDrive for Business، بنوع الهدف PDF.

• Save to Client Invoices: إجراء Create file في SharePoint داخل مكتبة Client Invoices، باسم "Draft client invoices" مع الفترة.

• Send review email: إجراء Send an email from a shared mailbox في Office 365 Outlook، من صندوق بريد الحسابات الدائنة إلى مدير الفوترة، مع reviewHtml كمتن الرسالة.

نصيحة واحدة من مرحلة البناء: أبقِ الحسابات والتقدير داخل الوكيل، والخطوات الثابتة (الملفات وPDF والبريد الإلكتروني) داخل سير العمل، حيث تُنفَّذ دائمًا بالطريقة نفسها.

الخطوة 6: التشغيل

شغّلنا سير العمل للفترة 2026-09. استغرق نحو ست دقائق، معظمها في قراءة الوكيل وتحققه. وإليك ما قرره:

• Harbourfront Holdings: فاتورتا موردين حُمّلتا مباشرة بالتكلفة (3,490 دولارًا و1,850 دولارًا)، ورسوم إدارية بنسبة 10% قدرها 534 دولارًا، ورسوم إدارة قدرها 4,500 دولار، ومشغّل المبنى بمبلغ 6,200 دولار. المجموع الفرعي 16,574.00 دولارًا، والإجمالي 18,728.62 دولارًا مع ضريبة HST.

• Northgate Logistics: فاتورتا موردين (2,640 دولارًا و2,200 دولار)، ورسوم إدارية بنسبة 8% قدرها 387.20 دولارًا، ورسوم إدارة قدرها 3,200 دولار. لم تُفوتَر جاهزية إزالة الثلوج لأنها تبدأ في نوفمبر. الإجمالي 9,522.74 دولارًا.

• Lakeview Health: فاتورة التنظيف، ورسوم إدارية قدرها 295 دولارًا، ورسوم إدارة قدرها 3,800 دولار. الإجمالي 7,960.85 دولارًا.

والأمور الأربعة التي حجزها:

• فاتورة المصاعد البالغة 12,400 دولار: تتجاوز سقف المصاعد لدى Lakeview البالغ 10,000 دولار، لذا تحتاج أولًا إلى موافقة المالك.

• فاتورة ClearAir: لا تزال بحالة Over PO من تدفق الاعتماد.

• إصلاح السقف الطارئ: بحالة Needs review، دون أمر شراء وغير مصنّف كقابل لإعادة التحميل.

• المستلزمات المكتبية: تكلفة داخلية لا ترتبط بموقع أي عميل.

يحصل كل عميل على صفحته الخاصة في مسودة PDF:

ويتلقى مدير الفوترة بريدًا إلكترونيًا واحدًا بالمجاميع وقائمة مهام:

تمعّن في ذلك البريد وستلاحظ أمرًا لم نخطط له. كنا قد شغّلنا الوكيل مرة واحدة في Preview، فكانت البنود الستة عشر موجودة بالفعل. فعملت قاعدة التكرار، ولم يُنشئ الوكيل أي شيء جديد، وذكر ذلك في الفقرة الأولى. وهذا بالضبط ما تريده عندما يشغّل أحدهم إقفال نهاية الشهر مرتين.

لعبة سريعة: تُفوتِرها أم تحجزها؟

خمس ثوانٍ لكل واحدة، استنادًا إلى العقود أعلاه. الإجابات في النهاية.

• فاتورة تنسيق حدائق بمبلغ 1,850 دولارًا لـ Harbourfront، معتمدة وقابلة لإعادة التحميل.

• إصلاح مصعد بمبلغ 9,900 دولار في Lakeview، معتمد.

• إصلاح مصعد بمبلغ 10,400 دولار في Lakeview، معتمد.

• جاهزية إزالة الثلوج لشهر نوفمبر، مفوترة في سبتمبر "للتقدم خطوة".

• طلب حبر طابعة بمبلغ 412 دولارًا لمكتبك أنت.

الإجابات: فوترها مع الرسوم الإدارية بنسبة 10%؛ فوترها لأنها دون السقف؛ احجزها لموافقة المالك؛ احجزها لأن العقد لم يبدأ بعد؛ ولا تفوترها أبدًا لأنها ليست تكلفة العميل. إذا أصبت في الخمس جميعها، فستكون وكيل فوترة ممتازًا. وكذلك الوكيل في هذا المقال.

أفكار للمضي أبعد

• ملف PDF لكل عميل: أضف عقدة Loop واجعل الوكيل يعيد مصفوفة من الفواتير، ثم احفظ كل واحدة باسم العميل.

• مراجعة بشرية: ضع عقدة Human review قبل البريد الإلكتروني، كي يعتمد أحد المديرين عملية التشغيل قبل أن يصبح أي شيء نهائيًا.

• الإرسال إلى العملاء: بعد اعتماد المسودات، أرسل إلى كل عميل فاتورته بالبريد الإلكتروني من عنوان الفوترة لديك.

• الترحيل إلى نظامك المالي: استخدم نمط طلب HTTP نفسه من دليل اعتماد الفواتير لإنشاء الذمة المدينة في QuickBooks أو Xero أو Business Central.

• إغلاق الحلقة: صنّف فواتير الحسابات الدائنة على أنها Billed بمجرد إرسال فاتورة العميل، حتى لا يُفوتَر أي شيء مرتين في الشهر التالي.

التكلفة

يقرأ الوكيل ثلاث قوائم وينشئ البنود واحدًا تلو الآخر، لذا يستهلك التشغيل الواحد أرصدة Copilot Credits أكثر مما يستهلكه موجّه ذكاء اصطناعي منفرد. وبالنسبة إلى مهمة نهاية شهر تُشغَّل مرة واحدة، يكون ذلك عادةً ثمنًا زهيدًا مقابل يوم عمل. راجع الأرصدة المستهلكة في أول بضع عمليات تشغيل قبل جدولته.

لماذا يهم هذا

فوترة العملاء هي النقطة التي تلتقي فيها جميع بياناتك الأخرى: فواتير الموردين من الحسابات الدائنة، والشروط من العقود، والعملاء من نظام CRM. وعندما يوجد كل منها في مكان مختلف، تعني نهاية الشهر النسخ بينها على أمل ألا يفلت شيء. اجمع بياناتك من أنظمة مختلفة في مكان واحد وضع الذكاء الاصطناعي في الواجهة، وسيتولى الوكيل القراءة والمطابقة والحساب، بينما يقضي فريقك وقته في الاستثناءات الأربعة التي تحتاج إلى شخص.

هل تحتاج إلى مساعدة؟

تبني Smart Solutions وكلاء Copilot Studio وتدفقات Power Automate وأتمتة الفوترة لفرق العقارات والمرافق والخدمات المهنية في كندا. وإذا كنت تفضّل أن تكون أوامر الشراء وفواتير الموردين والاعتمادات في منتج واحد، فألقِ نظرة على ProcuraCloud، منصتنا للمشتريات المخصصة للشركات الصغيرة والمتوسطة. تواصل معنا للحديث عن إقفال نهاية الشهر لديك.