Préparer le budget de fin d'année avec Copilot dans Excel : bâtir le budget d'exploitation 2027

il y a 3 heures

7 min de lecture

Copilot dans Excel bâtit un budget d'exploitation 2027 pour trois immeubles commerciaux

Chaque mois de novembre, les gestionnaires immobiliers font le même exercice. Prendre dix mois de données réelles, estimer les deux derniers, ajouter les hausses de contrats dont personne ne veut parler, et transformer le tout en un budget que le propriétaire signera. Cela prend habituellement une semaine de chiffriers.

Cette année, Alex Morgan, gestionnaire immobilier responsable de trois immeubles, a préparé la première version avec Copilot dans Excel en un après-midi. Ce billet présente les cinq requêtes utilisées par Alex, les chiffres produits par Copilot (nous avons vérifié chaque total à la main, et ils concordaient) et les moments où une personne a dû intervenir.

Prévision 2026 complète de Copilot dans Excel par immeuble et par catégorie, avec l'écart au budget, triée par dépassement le plus important

Ce qu'il vous faut pour un budget avec Copilot dans Excel

Une licence Microsoft 365 Copilot. Copilot dans Excel est inclus.
Excel pour le Web ou l'application de bureau, avec le classeur enregistré dans OneDrive ou SharePoint.
Vos données dans des tableaux Excel avec des noms de colonnes clairs. Copilot fonctionne beaucoup mieux avec des tableaux qu'avec des plages libres.

Étape 1 : Préparer le classeur

Le classeur d'Alex, Operating Budget 2027, contient quatre tableaux :

Actuals 2026 : immeuble, code de grand livre, catégorie, mois et montant, de janvier à octobre. 390 lignes.
Budget 2026 : les mêmes colonnes, pour les douze mois, y compris les montants saisonniers pour le déneigement et l'aménagement paysager.
Contracts 2027 : chaque hausse connue pour l'an prochain : fournisseur, catégorie, immeuble, pourcentage de variation, date d'entrée en vigueur et une note. Par exemple, le renouvellement du contrat CVC à +7,5 %, l'assurance à +8 % à partir de juillet et une réévaluation foncière pour un immeuble.
Properties : la superficie locative de chaque immeuble, pour que Copilot puisse calculer le coût au pied carré.

Si vous avez lu notre billet sur le tri d'une boîte de réception fournisseurs avec Copilot dans Outlook, vous reconnaîtrez le renouvellement CVC. C'est de là que vient le 7,5 %.

Étape 2 : Prévoir l'année complète

Ouvrez Copilot dans Excel et demandez la prévision de fin d'année. Précisez la méthode, car il en existe plusieurs qui se défendent.

Create a new sheet called 2026 Forecast. For each property and category, forecast the full 2026 year: use the actuals for January to October and the 2026 budget for November and December. Show the 2026 annual budget next to it, the variance in dollars and percent, and a total row. Sort by the largest dollar variance.

Copilot a créé une feuille mise en forme avec les 39 lignes immeuble-catégorie, des formules plutôt que des valeurs collées et une échelle de couleurs sur l'écart. Le portefeuille est prévu à 2 642 525 $, soit 55 325 $ (2,1 %) de plus que le budget 2026.

Le haut de la liste résumait l'année. Le déneigement au centre de distribution a dépassé le budget de 18 907 $ après un hiver rigoureux. Les réparations à la tour de bureaux l'ont dépassé de 18 675 $. L'entretien des ascenseurs à l'immeuble médical l'a dépassé de 5 926 $, soit 41 % de son budget.

Étape 3 : Préparer l'ébauche du budget 2027

Alex a ensuite demandé à Copilot de reporter la prévision sur 2027 à l'aide du tableau des contrats.

Now create a sheet called 2027 Draft Budget. Start from the 2026 forecast for each property and category, then apply the increases in the Contracts 2027 table. If an increase starts part way through 2027, only apply it from the effective date. Use 3% for any category with no contract change. Show 2026 forecast, 2027 draft, the change in dollars and percent, the cost per rentable square foot from the Properties table, and a short note on the assumption used for each row.

Ébauche du budget d'exploitation 2027 dans Copilot dans Excel avec les hausses contractuelles, le coût au pied carré et une note d'hypothèse pour chaque ligne

Le calcul au prorata était juste. La sécurité a augmenté de 3 % au lieu de 4 %, car la hausse ne commence qu'en avril. L'assurance a augmenté de 4 % au lieu de 8 %, car le renouvellement a lieu en juillet. Chaque ligne indiquait le contrat ou la valeur par défaut utilisée. La première ébauche totalisait 2 741 651 $, une hausse de 3,8 % par rapport à la prévision, soit 5,26 $ le pied carré.

Elle semblait terminée. Elle ne l'était pas.

Étape 4 : Demander à Copilot de vérifier sa propre base

Un budget bâti sur les chiffres réels de l'an dernier reporte les surprises de l'an dernier dans l'année suivante. Avant d'envoyer quoi que ce soit, Alex a donc demandé à Copilot de les chercher.

Before I send this to the owner: check the monthly actuals for one-off spikes that probably should not be carried into 2027, and tell me which rows of the 2027 draft they affect and by how much. Also, 2026 had a heavy winter. Should snow removal be based on the forecast or the 2026 budget? Don't change the sheet yet, just explain.

Copilot dans Excel repère trois pointes de coûts ponctuelles dans les chiffres mensuels et recommande le budget 2026 comme base pour le déneigement

Copilot a trouvé trois pointes dans les données mensuelles : une réparation en mai à la tour de bureaux, deux frais d'ascenseur à l'immeuble médical en juillet et en octobre, et une réparation en octobre au même endroit. Ensemble, elles ajoutaient 27 814 $ à l'ébauche 2027. Il a aussi recommandé de baser le déneigement sur le budget 2026 plutôt que sur la prévision, pour qu'un seul hiver difficile ne devienne pas la nouvelle norme.

Copilot dans Excel montre que la normalisation des pointes et du déneigement réduit l'ébauche 2027 de 57 010 $

Copilot n'avait que des montants, pas les descriptions des factures. Il a donc conseillé de vérifier les factures avant de retirer quoi que ce soit. C'est le bon conseil. Dans notre cas, il s'agissait d'une réparation de membrane de garage, du remplacement d'un opérateur de porte d'ascenseur, d'un appel d'urgence pour un ascenseur et d'un moteur de ventilateur de refroidisseur. Les quatre étaient des coûts ponctuels.

Étape 5 : Appliquer les changements et rédiger le sommaire pour le propriétaire

Good, apply both: remove the one-off spikes from those three rows and base snow removal on the 2026 budget plus 3%. Update the assumption notes. Then add a sheet called Owner Summary with one row per property: 2026 budget, 2026 forecast, 2027 draft, change vs 2026 budget, and cost per square foot. Add a clustered column chart and a short narrative for the owner (under 150 words) explaining the main drivers.

Sommaire pour le propriétaire dans Copilot dans Excel avec le budget 2026, la prévision et l'ébauche 2027 par immeuble, et un court commentaire

L'ébauche normalisée s'élève à 2 684 640 $. C'est 97 440 $ (3,8 %) de plus que le budget 2026, soit 5,15 $ le pied carré. Le commentaire nommait les vrais facteurs : l'électricité (+32,9 k$), l'impôt foncier (+23,5 k$) et l'assurance (+12,4 k$). Il précisait aussi que 57 k$ de coûts anormaux de 2026 avaient été exclus de la base. Nous avons vérifié ces montants dans le classeur, et ils étaient exacts.

Le graphique a demandé trois essais. Nous y revenons plus bas.

Graphique à colonnes groupées de Copilot dans Excel : budget 2026, prévision 2026 et ébauche 2027 par immeuble, avec étiquettes en millions

Un petit jeu : on garde ou on coupe?

Six coûts de 2026. Lesquels ont leur place dans la base 2027, et lesquels faut-il retirer?

Carte de jeu « On garde ou on coupe? » avec six coûts immobiliers de 2026

Une réparation de membrane de garage de 18 500 $ en mai.
Un déneigement 27 % au-dessus du budget après un hiver rigoureux.
Une assurance en hausse de 9 % au renouvellement de juillet.
Le remplacement d'un opérateur de porte d'ascenseur à 4 200 $.
Une électricité 2 % au-dessus du budget pendant un été chaud.
Une sécurité 14 % sous le budget après une réduction de l'horaire des patrouilles.

Réponses : coupez le premier et le quatrième, car ce sont des réparations ponctuelles. Normalisez le deuxième, pour qu'un hiver normal serve de base. Gardez le troisième, car l'assurance ne redescend pas. Gardez le cinquième, car un écart de 2 % reste dans la variation normale liée à la météo et les tarifs augmentent de toute façon. Le sixième est une décision, pas un calcul : gardez le montant réduit seulement si la réduction de l'horaire est permanente.

Là où il a trébuché

Copilot a fait l'essentiel du travail et tous les totaux étaient justes. Mais il y avait des lacunes, et dans un budget, les lacunes coûtent de l'argent.

Premièrement, il a fait ce qu'on lui a demandé, pas ce qu'on voulait dire. Notre première consigne disait de partir de la prévision : il a donc reporté un hiver rigoureux et 27 k$ de réparations ponctuelles directement dans 2027. Il les a trouvés dès qu'on le lui a demandé, mais il ne les a pas signalés de lui-même. Posez toujours vous-même la question « qu'est-ce qui ne devrait pas être là? ».

Deuxièmement, il en a manqué un. La fuite d'eau à l'immeuble médical a ajouté trois mois de consommation d'eau supplémentaire en été et a fait dépasser le budget de l'eau de 13 % pour l'année à cet endroit. C'est aussi un coût ponctuel, mais Copilot ne l'a pas signalé. Une pointe étalée sur plusieurs mois est plus difficile à repérer qu'un seul gros mois.

Troisièmement, il a appliqué les règles à la lettre. Notre tableau des contrats ne comportait une variation d'impôt foncier que pour un immeuble, alors les deux autres ont reçu les 3 % par défaut. L'impôt foncier ne fonctionne pas ainsi. Assurez-vous que le tableau reflète ce que vous savez vraiment.

Quatrièmement, le graphique. La première version affichait 0,0 M$ sur chaque barre. Quand on lui a demandé de corriger, Copilot a affirmé que les étiquettes affichaient maintenant des montants comme 1 273 400 $, mais le graphique indiquait 1 $ sur chaque barre. À la troisième demande, quand nous lui avons demandé de vérifier le graphique lui-même, il l'a corrigé. Regardez le résultat, pas le message qui dit que c'est fait.

Copilot dans Excel affirme avoir corrigé les étiquettes du graphique alors que chaque barre affiche encore 1 $

Cinquièmement, il ne connaît que ce qui est dans le classeur. Copilot ne pouvait pas savoir que la réparation du garage était ponctuelle, ni que le propriétaire veut une réserve pour la toiture l'an prochain. La révision finale du budget et les décisions sur tout ce qui sort de l'ordinaire vous reviennent.

Leçons tirées

Précisez la méthode. « Réels jusqu'en octobre, budget pour novembre et décembre » ne laisse rien au hasard.
Mettez vos hypothèses dans un tableau. Un tableau des contrats avec des dates d'entrée en vigueur a donné à Copilot tout ce qu'il fallait pour calculer correctement au prorata.
Demandez les coûts ponctuels. « Qu'est-ce qui ne devrait pas être reporté à l'an prochain? » est la requête la plus utile de ce billet.
Vérifiez vous-même les totaux et les graphiques. Les formules de Copilot étaient justes. Sa description d'un graphique ne l'était pas.

Pourquoi c'est important

Un budget rassemble les comptes fournisseurs, les contrats, les renouvellements, les tarifs des services publics et les données des immeubles, et la plupart de ces informations se trouvent dans des systèmes différents. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant : la première ébauche prend un après-midi au lieu d'une semaine. Il reste alors la semaine pour les conversations qui exigent vraiment une personne : quoi reporter, quoi financer et comment l'expliquer au propriétaire.

Besoin d'aide?

Smart Solutions aide les équipes immobilières et de gestion des installations canadiennes à tirer une vraie valeur de Microsoft 365 Copilot, d'Excel, de Power Automate et de SharePoint, des données de factures propres jusqu'aux budgets qui se bâtissent presque seuls. Communiquez avec nous pour discuter de votre processus budgétaire 2027.