Quels fournisseurs renégocier? Une fiche d'évaluation des fournisseurs avec Copilot dans Excel

Le renouvellement d'un contrat se passe généralement de deux façons. Soit le fournisseur envoie une hausse de prix et vous signez, soit quelqu'un passe une semaine à rassembler factures et bons de travail pour répliquer. La plupart des équipes immobilières ont les données nécessaires pour bien négocier. Elles sont simplement éparpillées entre le système des comptes fournisseurs, le système de bons de travail et quelques boîtes courriel.

Dans ce guide, nous utilisons Copilot dans Excel pour transformer neuf mois de factures et d'appels de service en fiche d'évaluation des fournisseurs, puis nous lui posons la question qui compte : avec quels fournisseurs renégocier, et que leur dire? Trois requêtes, environ cinq minutes, et chaque chiffre vérifié.

Voici le tout, en accéléré :

Ce qu'il vous faut

• Une licence Microsoft 365 Copilot et un classeur enregistré dans OneDrive ou SharePoint.

• Vos factures fournisseurs dans un tableau Excel, avec une colonne indiquant si chaque facture correspond à un bon de commande. La nôtre provient du flux d'approbation des factures.

• Vos appels de service ou bons de travail dans un deuxième tableau : fournisseur, date, urgence ou travail planifié, délai d'intervention, l'entente de niveau de service (SLA) et s'il s'agit d'une visite répétée.

Étape 1 : Mettre les deux tableaux dans un même classeur

Notre classeur, Vendor Scorecard 2026, contient trois tableaux : 162 factures fournisseurs de janvier à septembre, 132 appels de service (dont 27 urgences) et les bons de commande ouverts. Les trois sont de vrais tableaux Excel avec des noms de colonnes clairs. Cette seule habitude améliore davantage la précision de Copilot que n'importe quelle astuce de requête.

Étape 2 : Donner à Copilot les règles de notation

Ne demandez pas à Copilot « d'évaluer les fournisseurs ». Dites-lui exactement comment, pour que la note signifie quelque chose que vous pourrez défendre en négociation :

Build a vendor scorecard on a new sheet called Vendor Scorecard. One row per vendor with: total spend (Subtotal) Jan to Sep 2026 from the AP Invoices table, number of invoices, invoices outside a PO (PO Match is Over PO or No PO), emergency call-outs from the Service Calls table, emergency calls that missed the SLA (Within SLA = No), and repeat visits. Add a Score column: 100 minus 5 per invoice outside a PO, minus 2 per emergency call-out, minus 8 per missed SLA, minus 4 per repeat visit. Sort by score, lowest first, and colour scores under 50 red, 50 to 80 amber, above 80 green.

En moins de deux minutes, Copilot a joint les deux tableaux, créé la fiche d'évaluation et appliqué les couleurs. Une deuxième requête a ajouté un graphique :

Make the Score column wider so the numbers show, and add a bar chart of Score by vendor next to the table, lowest score at the top.

Nous avons vérifié chaque ligne par rapport à notre propre calcul. Les neuf notes concordaient, de ClearAir à 33 jusqu'au fournisseur de fournitures de bureau à 100.

Étape 3 : Poser la vraie question

Which three vendors should we renegotiate with before renewing their contracts, and why? For each, use the AP Invoices and Service Calls data to give the evidence and three talking points for the conversation. Don't change the workbook, just answer here.

Copilot a répondu ClearAir Mechanical, Metro Lift et Peak Roofing, avec pour chacun une courte ligne de preuves et trois arguments de discussion :

• ClearAir Mechanical, note de 33 : les plus grosses dépenses (70 657,92 $), trois factures hors bon de commande et quatre urgences sur six au-delà du SLA de 4 heures. Argument : pas de bon de commande, pas de paiement pour les travaux non courants.

• Metro Lift, note de 36 : dix appels d'urgence, dont neuf à Lakeview, et trois visites répétées pour la même panne de contrôleur. Argument : lier une partie du prix de renouvellement au temps de disponibilité.

• Peak Roofing, note de 71 : peu de dépenses, mais les deux urgences ont dépassé le SLA, l'une de 22 heures, et une facture de 4 800 $ sans bon de commande.

Ce qui nous a impressionnés

Peak Roofing obtient 71, une note jaune, pas rouge. Une simple liste des « trois notes les plus basses » l'aurait quand même retenu, mais Copilot a donné la bonne raison : ce n'est pas une question d'argent, c'est que la seule fois où vous aviez vraiment besoin d'eux, un toit a coulé pendant 26 heures. C'est l'argument qui gagne la négociation.

Il a aussi relié la facture dépassant le bon de commande au bon de commande lui-même : « le remplacement du compresseur de 3 980 $ a dépassé son bon de commande ». Cela venait de deux tableaux différents, et personne ne lui avait demandé de regarder.

Petit jeu : quel fournisseur congédieriez-vous?

Trois fournisseurs fictifs. Choisissez-en un à remplacer avant de lire notre réponse.

• Fournisseur A : 90 000 $ de dépenses, chaque facture liée à un bon de commande, deux urgences, toutes deux dans les délais.

• Fournisseur B : 12 000 $ de dépenses, une urgence, 30 heures de retard, pendant une inondation.

• Fournisseur C : 40 000 $ de dépenses, cinq factures sans bon de commande, aucune urgence.

Notre réponse : personne, pour l'instant. A est votre meilleur fournisseur. B a besoin d'une discussion sur le SLA, pas d'un remplacement. C a besoin d'une correction de processus : pas de bon de commande, pas de paiement. Une fiche d'évaluation lance la conversation. Elle ne devrait pas mettre fin à la relation à elle seule.

Leçons de ce projet

• Rédigez vous-même les règles de notation. Copilot inventera volontiers une note. La vôtre tiendra la route lors d'une rencontre avec le fournisseur.

• Séparez les urgences du travail planifié. Le délai d'intervention pour une visite planifiée ne vous apprend rien.

• Demandez des arguments, pas seulement un classement. Le classement se lit en cinq secondes. Les arguments vous font gagner une heure de préparation.

• Vérifiez un chiffre par fournisseur. Les nôtres concordaient tous, et c'est justement pour ça qu'on vérifie.

Pour aller plus loin

• Actualisez-la chaque trimestre : nouvelles factures et nouveaux appels de service, mêmes requêtes, nouvelle fiche d'évaluation.

• Ajoutez les tendances de prix : demandez à Copilot de comparer le tarif mensuel de chaque fournisseur cette année à celui de l'an dernier.

• Apportez-la au renouvellement : collez les arguments dans le courriel de renouvellement dans Outlook et laissez Copilot le rédiger.

• Partagez-la avec les gestionnaires de site : ils savent quel fournisseur se présente vraiment, et la fiche d'évaluation leur donne les chiffres.

Pourquoi c'est important

Le rendement des fournisseurs se trouve à trois endroits : les comptes fournisseurs savent ce que vous avez payé, le système de bons de travail sait à quelle vitesse ils sont venus, et le gestionnaire de site sait si le problème est revenu. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant, et la liste des renégociations s'écrit d'elle-même, preuves à l'appui.

Besoin d'aide?

Smart Solutions conçoit des rapports sur les fournisseurs, des flux Power Platform et des solutions Microsoft 365 Copilot pour les équipes immobilières et de gestion des installations au Canada. Si vous préférez avoir les bons de commande, les factures et le rendement des fournisseurs dans un seul produit, découvrez ProcuraCloud, notre plateforme d'approvisionnement pour les petites et moyennes entreprises. Communiquez avec nous pour parler de vos contrats fournisseurs.