Créez un agent SharePoint pour vos rapports d'immeubles en 10 minutes, sans code

Chaque immeuble a un dossier rempli de rapports d'inspection : toitures, ascenseurs, refroidisseurs, sécurité incendie, thermographies électriques. Ils contiennent les réponses aux questions que propriétaires et gestionnaires posent chaque semaine. À quand remonte la dernière inspection de la toiture? Qu'est-ce qui reste à régler? Que faut-il prévoir au budget l'an prochain? Le problème, c'est que personne ne lit quarante pages de PDF pour le savoir, alors la réponse est habituellement « je vous reviens là-dessus ».

Dans ce guide, nous plaçons un agent d'IA par-dessus ce dossier. Pas de Copilot Studio, pas de code, pas de connecteurs : un agent SharePoint, créé à partir du dossier lui-même en une dizaine de minutes. Il répond en langage courant et relie chaque réponse au rapport d'où elle provient.

Le voici en train de répondre à une vraie question :

Ce qu'il vous faut

• Une licence Microsoft 365 Copilot (ou la facturation à l'utilisation configurée pour les agents SharePoint).

• Un dossier SharePoint de rapports. Le nôtre contient six exemples de rapports d'inspection pour trois immeubles, comme ceux que produit notre application d'inspection de sites, ainsi que les rapports mensuels des écarts.

• Une dizaine de minutes.

Étape 1 : Créer l'agent à partir du dossier

Ouvrez le dossier dans SharePoint, sélectionnez Copilot dans la barre d'outils, puis « Create an agent ». SharePoint propose un nom et utilise le dossier comme première source.

Dans l'onglet Overview, nous l'avons nommé Building Condition Assistant et lui avons donné une mission d'une ligne : répondre aux questions sur l'état des immeubles, les constats d'inspection, les réparations en suspens et les besoins en immobilisations de nos trois immeubles.

Étape 2 : Choisir les sources

Dans l'onglet Sources, nous avons gardé le dossier Inspection Reports et ajouté le dossier Variance Reports, pour que l'agent puisse relier un constat à son coût. Vous pouvez ajouter jusqu'à 20 sites, dossiers, fichiers, pages ou listes.

Limitez les sources. Un agent qui ne lit que les rapports d'inspection et d'écarts donne de meilleures réponses qu'un agent qui lit tout le site.

Étape 3 : Lui dire comment se comporter

C'est dans l'onglet Behavior que l'agent devient utile :

Nos instructions, en bref :

• Répondre uniquement à partir des rapports : et toujours nommer le rapport et la date utilisés.

• Citer les montants exactement : montants, dates et priorités tels qu'ils sont écrits.

• Préciser exploitation ou immobilisations : et indiquer si un élément est approuvé ou encore en attente.

• Reconnaître les lacunes : si les rapports n'en parlent pas, le dire et suggérer à qui s'adresser.

• Rester bref : d'abord une réponse d'une ligne, puis jusqu'à cinq puces.

Nous avons aussi ajouté trois requêtes de départ qui montrent aux gens quoi demander. Sélectionnez ensuite « Create agent ». L'agent est enregistré comme fichier dans le dossier, donc toute personne qui a accès au dossier peut l'utiliser.

Étape 4 : Lui poser une question

Nous avons demandé : « Liste tous les constats de priorité élevée dans les trois sites. » Il a répondu avec le solin de toiture défaillant à Harbourfront, le compresseur du refroidisseur et les serpentins encrassés à Lakeview, le contrôleur d'ascenseur désuet à Lakeview et le point chaud sur le tableau de distribution principal à Northgate. Chaque constat était accompagné de sa priorité, du montant lorsqu'il y en avait un, de la mention exploitation ou immobilisations, et d'un lien vers le rapport.

Là où il a trébuché

Nous avons demandé deux fois à l'agent quels éléments d'immobilisations le propriétaire devrait prévoir au budget de 2027. Les deux fois, l'agent a dit que le compresseur du refroidisseur coûterait 14 000 $. Le rapport indique 14 500 $. Il a aussi omis l'estimation de 78 000 $ pour la phase 2 des ascenseurs. Dans la réponse suivante, qui énumérait les constats de priorité élevée, il a correctement cité 14 500 $ à partir du même rapport.

L'agent est donc très bon pour trouver le bon rapport, mais pas parfait pour en recopier chaque chiffre. Deux leçons :

• Testez-le avec des questions dont vous connaissez déjà la réponse. Nous avions rédigé les rapports, alors nous l'avons remarqué. Faites de même avant de partager l'agent avec un propriétaire.

• Cliquez sur la source. Chaque réponse renvoie au rapport. Pour tout ce qui ira dans un budget, ouvrez le rapport et vérifiez le chiffre.

Petit jeu : que demanderiez-vous?

Choisissez la question que votre propriétaire vous a posée le mois dernier et qui vous a pris le plus de temps à répondre. Les nôtres étaient :

• « À quand remonte la dernière inspection de la toiture, et qu'a-t-elle révélé? »

• « Est-ce que l'ascenseur va nous coûter de l'argent l'an prochain? »

• « Y a-t-il quelque chose d'urgent dont je ne suis pas au courant? »

Posez la vôtre à l'agent. S'il ne peut pas répondre, ce n'est pas l'agent qui est faible : c'est qu'il manque un rapport dans le dossier.

Leçons de ce projet

• Sans code, mais pas sans réflexion. Ce sont les instructions qui déterminent si les réponses sont utiles. Consacrez-y votre temps.

• Les requêtes de départ montrent comment s'en servir. La plupart des gens ne savent pas quoi demander à un agent. Montrez-leur.

• Les sources restent sécurisées. L'agent ne montre aux gens que le contenu qu'ils ont déjà la permission de voir dans SharePoint.

• Les agents sont des fichiers. Vous pouvez déplacer le fichier de l'agent, le partager comme n'importe quel document ou le partager dans Teams.

Pour aller plus loin

• Partagez-le dans Teams : ajoutez l'agent au canal de l'équipe immobilière pour que les questions trouvent réponse là où les gens travaillent déjà.

• Ajoutez les baux : ajoutez les résumés de baux aux sources et posez des questions sur les dates de renouvellement et les obligations de réparation.

• Ajoutez la liste des écarts : connectez la liste Budget Variance pour que l'agent puisse aussi répondre à « pourquoi dépassons-nous le budget? ».

• Passez à Copilot Studio : quand vous avez besoin d'actions, comme créer un bon de travail, reconstruisez-le dans Copilot Studio, comme dans notre agent pour la boîte de réception des installations.

Pourquoi c'est important

Le savoir sur les immeubles se trouve dans des rapports, et les rapports dorment dans des dossiers que personne n'ouvre. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant, et le dossier se met à répondre aux questions : le gestionnaire immobilier obtient des réponses en quelques secondes, et le propriétaire les obtient avant la rencontre plutôt qu'après.

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