Copilot dans Excel pour la fin de mois : dépenses par site, budget par rapport au réel et tendances des fournisseurs en trois requêtes

En gestion immobilière et des installations, la fin de mois commence généralement de la même façon. Quelqu'un exporte les factures fournisseurs, quelqu'un d'autre trouve le fichier du budget, puis un après-midi entier disparaît dans les tableaux croisés dynamiques, les RECHERCHEV et un graphique qui n'a jamais tout à fait l'air correct. Les questions sont toujours les mêmes : où avons-nous dépensé, qu'est-ce qui dépasse le budget, et qui en est la cause?

Dans ce guide, nous posons ces trois questions à Copilot dans Excel en langage courant. Il crée les tableaux croisés dynamiques, la comparaison avec le budget et les graphiques, et explique ce qu'il a trouvé. Nous avons vérifié chaque chiffre à la main, et ils concordaient.

Voici où nous sommes arrivés, à partir d'une seule phrase :

Ce qu'il vous faut

• Une licence Microsoft 365 Copilot. Copilot dans Excel fait partie de Microsoft 365 Copilot.

• Le classeur enregistré dans OneDrive ou SharePoint, avec l'enregistrement automatique activé.

• Vos données dans des tableaux Excel. Copilot fonctionne mieux quand chaque jeu de données est un vrai tableau avec des noms de colonnes clairs.

Étape 1 : Préparer le classeur

Notre classeur, AP Spend 2026, contient trois tableaux, tous exportés des listes SharePoint de notre guide sur l'approbation des factures :

• AP Invoices : numéro de facture, fournisseur, site, code de grand livre, catégorie, période, description, sous-total, taxes, total et statut. 162 factures de janvier à septembre.

• Budget : une ligne par site, code de grand livre et mois, y compris les montants saisonniers pour le déneigement et la climatisation estivale.

• Purchase Orders : numéro de bon de commande, fournisseur, site, montant et montant facturé à ce jour.

Trois conseils qui ont nettement amélioré Copilot :

• Utilisez Insertion > Tableau, pas seulement une plage avec des en-têtes.

• Donnez aux colonnes des noms qu'une personne comprendrait. « Subtotal » vaut mieux que « Amt1 ».

• Gardez une ligne par élément : une facture, une ligne de budget. Pas de cellules fusionnées ni de lignes de sous-total dans les données.

Requête 1 : Où avons-nous dépensé?

Ouvrez Copilot à partir de l'onglet Accueil et tapez :

Show total spend by site and month for 2026 as a PivotTable with a column chart.

Copilot a réfléchi quelques secondes, puis a ajouté une nouvelle feuille avec un tableau croisé dynamique mis en forme, un histogramme groupé et un court résumé : 162 factures, 337 314 $ de dépenses totales, de janvier à septembre.

Remarquez que septembre grimpe à 53 061 $. Gardez cela en tête.

Requête 2 : Qu'est-ce qui dépasse le budget?

La deuxième requête demande à Copilot de joindre deux tableaux, et c'est là qu'il fait vraiment gagner du temps :

Compare actual spend (Subtotal, before tax) with the Budget table by site and category for Jan to Sep 2026. Put the result on a new sheet called Budget vs Actual: which site and category combinations are over budget year to date, by how much and by what percent, and which vendors are driving each overrun. Highlight the overruns.

Il a créé une feuille Budget vs Actual avec les dépassements, l'écart en dollars et en pourcentage, et le fournisseur derrière chacun :

Les deux lignes qui comptent :

• Ascenseurs de Lakeview, 80,6 % de dépassement : 24 381 $ pour un budget de 13 500 $, entièrement Metro Lift.

• CVC de Lakeview, 38,1 % de dépassement : 37 712 $ pour 27 300 $, entièrement ClearAir.

Nous avons vérifié les deux par rapport à notre propre calcul, et ils étaient exacts au dollar près. Remarquez que nous avons écrit « Subtotal, before tax » dans la requête. La requête 1 ne le précisait pas, donc Copilot a utilisé le total, taxes comprises. Les deux sont valables, mais votre budget est presque certainement avant taxes, alors précisez-le.

Requête 3 : Qui est en hausse?

Which vendors are trending over budget? On a new sheet called Vendor Trend, show monthly spend (Subtotal) for each vendor from Jan to Sep 2026 and add a line chart for the vendors whose spend is rising the most. Tell me in two sentences what is driving the trend.

Copilot a créé un tableau par fournisseur et par mois, calculé une tendance pour chaque fournisseur avec la fonction PENTE, représenté les cinq hausses les plus rapides dans un graphique et résumé le tout :

Son explication : Metro Lift arrive en tête avec environ 720 $ par mois, en raison d'un seul mois de 13 515 $ à Lakeview en septembre. ClearAir suit avec environ 593 $ par mois, en raison du CVC de Lakeview.

Là où il faut encore une personne

Copilot avait raison sur les chiffres. Mais regardez de nouveau la courbe de Metro Lift. Elle est plate toute l'année, puis monte en flèche en septembre, et cette seule facture est une facture d'avancement de 12 400 $ pour la modernisation des ascenseurs. Ce n'est pas du tout une tendance d'entretien. Ce sont des travaux d'immobilisation qui ne devraient probablement pas figurer au budget de fonctionnement en premier lieu.

La courbe de ClearAir est tout le contraire. Elle grimpe en juin, reste élevée tout l'été et comprend deux réparations d'urgence de refroidisseur. C'est un vrai problème de fonctionnement qui mérite une discussion avec le fournisseur.

Copilot a trouvé les deux en moins d'une minute. Les distinguer exige encore quelqu'un qui connaît les immeubles. Dans notre prochain billet, nous confions cette tâche à un agent qui rédige les commentaires d'écart que les finances demandent toujours.

Petit jeu : corrigez la requête

Chacune de ces requêtes faibles donne une réponse vague ou erronée. Pouvez-vous repérer ce qui manque? Nos versions sont ci-dessous.

• « Montre-moi les dépenses. »

• « Qu'est-ce qui dépasse le budget? »

• « Fais un graphique. »

Mieux :

• « Affiche les dépenses totales par site et par mois pour 2026 dans un tableau croisé dynamique. » (Quelle mesure, quelle ventilation, quelle période.)

• « Compare le sous-total avant taxes avec le tableau Budget par site et par catégorie, depuis le début de l'année. » (Quels chiffres, quel tableau, quel niveau.)

• « Ajoute un graphique en courbes des dépenses mensuelles des cinq fournisseurs en plus forte hausse. » (Quoi représenter, et pourquoi.)

La règle de base : dites à Copilot ce qu'un bon analyste vous demanderait avant de commencer. La mesure, le niveau, la période et le résultat attendu.

Trois leçons apprises

• Copilot modifie votre classeur. Il ajoute des feuilles, des tableaux et des graphiques, et affiche des boutons Done et Undo pour chaque modification. Cliquez sur Undo s'il a fait fausse route.

• Gardez le volet Copilot ouvert pendant que vous tapez. Nous l'avons fermé une fois par accident, et la requête suivante s'est retrouvée dans une cellule. C'est facile à annuler, et un peu drôle.

• Vérifiez un chiffre. Cela prend une minute, et vous ferez confiance au reste. Les nôtres concordaient tous.

Pourquoi c'est important

La partie difficile de la fin de mois, ce ne sont pas les calculs. C'est de réunir les factures, les budgets et les bons de commande en un seul endroit, sous une forme que tout le monde peut remettre en question. Une fois vos données de différents systèmes réunies en un seul endroit, placer l'IA devant permet d'obtenir les tableaux croisés et les graphiques en une phrase plutôt qu'en un après-midi, et votre équipe consacre son temps aux deux lignes qui exigent vraiment une décision.

Besoin d'aide?

Smart Solutions met en place Microsoft 365 Copilot, Power Platform et des rapports financiers pour les équipes canadiennes de l'immobilier et de la gestion des installations, des données propres jusqu'à la fin de mois automatisée. Si vous préférez avoir les bons de commande, les factures et les budgets dans un seul produit, découvrez ProcuraCloud, notre plateforme d'approvisionnement pour les petites et moyennes entreprises. À lire ensuite : un agent Copilot Studio qui rédige pour vous les commentaires sur les écarts budgétaires. Communiquez avec nous pour parler de votre fin de mois.