Des commentaires d'écarts budgétaires rédigés par l'IA : un agent Copilot Studio pour la fin de mois

Chaque mois, le même courriel arrive des finances : « Pouvez-vous expliquer les écarts de plus de 5 %? » Quelqu'un ouvre le détail du grand livre, fait défiler les factures et rédige une ligne pour chacun. Ascenseur au-dessus du budget? Sûrement la modernisation. CVC en dessous? Probablement une facture qui n'est pas encore arrivée. C'est un travail spécialisé, fastidieux, et c'est la raison pour laquelle les rapports de fin de mois sont toujours en retard.

Dans notre article sur Copilot dans Excel, nous avons trouvé les gros écarts en trois requêtes. Dans ce guide, nous allons un peu plus loin : un agent Copilot Studio lit les montants réels et les budgets de chaque site et de chaque compte du grand livre, rédige le commentaire d'écart de chaque ligne comme le ferait un analyste financier, enregistre le tout dans SharePoint, produit un rapport PDF et l'envoie par courriel à l'équipe des finances.

Voici ce que l'agent a rédigé pour septembre :

Ce que vous allez créer

• Une liste Site Budgets : une ligne par site, compte du grand livre et mois.

• Une liste Budget Variance : une ligne par site et compte du grand livre chaque mois, avec le réel, le budget, l'écart, un indicateur et un commentaire.

• Un agent Budget Variance Agent : il lit les factures et les budgets, fait les calculs et explique chaque écart à l'aide des factures qui le sous-tendent.

• Un flux de travail mensuel : il exécute l'agent, enregistre son rapport en PDF et envoie le même rapport par courriel aux finances à partir de la boîte aux lettres partagée.

Ce qu'il vous faut

• La liste AP Invoices de notre guide sur l'approbation des factures, avec un compte du grand livre et un statut sur chaque facture.

• Un budget par site, compte du grand livre et mois. Nous avons chargé le nôtre dans une liste SharePoint.

• Copilot Studio avec des crédits Copilot, et OneDrive Entreprise pour la conversion en PDF.

Étape 1 : Placer le budget à côté des factures

L'agent a besoin des montants réels et du budget au même endroit, au même niveau de détail. Notre liste Site Budgets compte 240 lignes : 3 sites, 7 comptes du grand livre et 12 mois, avec des montants saisonniers. Le déneigement coûte plus cher en hiver et le CVC plus cher en été, et le budget en tient compte.

Si votre budget se trouve dans Excel, ça fonctionne aussi. L'agent doit simplement pouvoir le lire, et les listes SharePoint sont ce qu'il lit le plus facilement.

Étape 2 : Créer l'agent

Dans Copilot Studio, créez un agent appelé Budget Variance Agent et donnez-lui deux outils SharePoint, exactement comme notre agent de facturation des clients :

• Lire les éléments de liste : « Get items » sur le site Site Inspections, l'agent choisissant la liste.

• Créer une ligne d'écart : « Create item » sur la liste Budget Variance, chaque colonne étant remplie par l'agent.

C'est dans les instructions que réside le savoir financier. Les règles qui ont le plus compté :

• Ce qui compte comme réel : le sous-total avant taxes, pour les factures approuvées (Approved) ou comptabilisées (Posted). Les factures encore en révision sont exclues, mais mentionnées comme « dépenses qui pourraient encore arriver ».

• Ce qui compte comme écart : plus de 5 % et plus de 250 $, dans un sens ou dans l'autre. Tout le reste est « On budget », pour que personne ne perde de temps à expliquer 40 $.

• Comment rédiger un commentaire : deux phrases au maximum, en nommant le fournisseur, l'objet de la facture, s'il s'agit d'une dépense ponctuelle ou récurrente, et si le cumul annuel va dans le même sens.

• Honnêteté : ne jamais inventer une raison que les factures n'appuient pas. Si c'est flou, écrire « Aucun facteur unique; à revoir avec le gestionnaire de site. »

Nous avons donné à l'agent deux exemples de commentaires dans les instructions. Ce seul changement a fait passer le ton de celui d'un robot conversationnel à celui d'un analyste financier.

Étape 3 : Créer le flux de travail

Le flux de travail compte six nœuds :

• Start : un déclencheur manuel avec une seule entrée, Period. Remplacez-le plus tard par un déclencheur mensuel Recurrence.

• Explain variances : un nœud Agent qui appelle Budget Variance Agent avec le message « Prepare the budget variance report for » suivi de la période. La sortie est une réponse texte : toute la réponse de l'agent constitue le rapport HTML.

• Save report as HTML et Convert to PDF : « Create file » de OneDrive Entreprise, puis « Convert file ».

• Save to Variance Reports : « Create file » de SharePoint dans un dossier Variance Reports.

• Email finance : « Send an email from a shared mailbox », avec la réponse de l'agent comme corps du message.

Étape 4 : L'exécuter

Nous l'avons exécuté pour septembre 2026. En environ quatre minutes, l'agent a lu 162 factures et 240 lignes de budget, créé 20 lignes d'écart et en a signalé six. Voici ce qu'il a trouvé, dans ses propres mots (traduits) :

• Ascenseur de Lakeview, 10 900 $ au-dessus : « Facturation d'avancement de la phase 1 de la modernisation des ascenseurs par Metro Lift ... imputée à l'exploitation face à un budget d'entretien mensuel de 1 500 $; ponctuelle et probablement en immobilisations, reclassement recommandé. »

• Électricité de Northgate, 1 840 $ au-dessus : une mise à niveau ponctuelle des luminaires DEL. L'agent a souligné que l'électricité reste sous le budget pour l'année, « ce qui ressemble donc à une mise à niveau ponctuelle plutôt qu'à un problème de rythme de dépenses ».

• CVC de Lakeview, 2 800 $ en dessous : « La sous-utilisation est uniquement une question de calendrier. » La facture de septembre est retenue en statut Over PO, et l'année reste 23,6 % au-dessus du budget après les réparations d'urgence du refroidisseur cet été.

• Toiture de Harbourfront, 700 $ en dessous : la réparation d'urgence de la toiture attend en statut Needs review, donc « cet écart se résorbera en grande partie une fois PR-1188 approuvée ».

Nous avons vérifié chaque chiffre par rapport à notre propre calcul. Tout concordait, y compris le total de 37 764,92 $, les 8 780 $ de factures toujours en attente d'approbation et les cumuls annuels cités dans les commentaires.

Le même rapport arrive dans le dossier Variance Reports sous forme de PDF de quatre pages :

Et dans la boîte de réception de l'équipe des finances :

Ce qui nous a impressionnés

Regardez le CVC de Lakeview. Une simple formule indique 2 800 $ sous le budget : bonne nouvelle. L'agent a dit le contraire : la facture est bloquée en approbation, l'année dépasse le budget et l'été a coûté cher. C'est le commentaire qu'écrit un bon analyste, et celui qu'une formule n'écrira jamais.

Il a aussi relevé que la facture d'ascenseur de 12 400 $ relève probablement des immobilisations. C'est exactement ce que nous disions que Copilot dans Excel ne pouvait pas vous dire à lui seul.

Petit jeu : expliquez-le en une ligne

Vous êtes l'analyste. Rédigez le commentaire d'une ligne pour chacun avant de lire les nôtres.

• Le déneigement dépasse le budget de 60 % en février.

• La sécurité dépasse le budget de 12 % trois mois de suite.

• L'entretien ménager est 2 % sous le budget.

Les nôtres : « Tempête en février; facture de transport supplémentaire de GreenScape, ponctuelle. » « Hausse de tarif de Guardian Patrol depuis juillet; récurrente, mettre à jour la prévision. » Et l'entretien ménager n'a besoin d'aucun commentaire. Moins de 5 %, c'est du bruit, et l'agent le sait.

Leçons de ce projet

• Gardez la sortie simple. Nous avons d'abord demandé à l'agent un objet JSON contenant le rapport, le courriel et un décompte, avec une sortie structurée dans le flux de travail. L'agent a fait le travail parfaitement, mais le rapport HTML de 10 000 caractères n'a jamais passé l'analyseur, et nos premiers PDF affichaient simplement « null ». Demander le rapport HTML comme réponse complète, et l'utiliser à la fois pour le PDF et le courriel, a réglé le problème dès l'exécution suivante.

• Les agents aiment rendre des comptes. Même quand on lui demandait de ne renvoyer que le rapport, l'agent commençait par une ligne indiquant que les lignes existaient déjà et que son recalcul concordait. Nous l'avons gardée. C'est exactement ce qu'un réviseur veut savoir.

• Évitez les doublons. L'agent vérifie d'abord la liste Budget Variance, donc exécuter deux fois le même mois ne crée pas de doublons.

• Les seuils sont une décision des finances. 5 % et 250 $ nous ont convenu. Entendez-vous sur les vôtres avec le contrôleur avant la mise en service.

Pour aller plus loin

• Exécutez-le le 3e jour ouvrable : un déclencheur Recurrence avec le mois précédent comme période.

• Consultez le gestionnaire de site : pour toute ligne indiquant « à revoir avec le gestionnaire de site », envoyez une demande d'approbation et enregistrez la réponse comme commentaire.

• Prévoyez l'année : ajoutez une colonne de prévision annuelle et demandez à l'agent de signaler les lignes qui finiront l'année au-dessus du budget.

• Envoyez le rapport au propriétaire : combinez ceci avec les articles sur la facturation et les comptes fournisseurs pour créer une trousse mensuelle destinée au propriétaire.

Pourquoi c'est important

Les commentaires d'écarts, c'est là où les données deviennent une histoire sur laquelle quelqu'un peut agir. Cela ne fonctionne que si les factures, les budgets et le statut d'approbation se trouvent au même endroit. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant, et l'agent peut lire chaque facture, faire les calculs et rédiger l'histoire, pendant que votre équipe révise six commentaires au lieu d'en rédiger vingt.

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