Automatiser la facturation des clients à partir des factures fournisseurs et des contrats avec un agent Copilot Studio
Dans notre guide sur l'approbation des factures, nous avons rapproché les factures fournisseurs des bons de commande et les avons acheminées au bon approbateur. Pour un gestionnaire immobilier ou des installations, ce n'est que la moitié du mois. La plupart de ces coûts approuvés reviennent à un client, et à la fin du mois, quelqu'un doit déterminer qui facturer, et pour quoi.
Ce travail se fait généralement dans un chiffrier. Extraire les factures approuvées, vérifier chacune par rapport au contrat du client, ajouter les frais d'administration, ajouter les honoraires de gestion et les services fixes, écarter tout ce qui n'est pas refacturable, et repérer le montant qui enfreint une règle du contrat avant que le client ne le fasse. Cela prend une journée, et les erreurs sont faciles.
Dans ce guide, un agent Copilot Studio fait ce travail. Il lit les factures fournisseurs approuvées et les contrats clients dans SharePoint, rédige chaque ligne de facturation, signale les exceptions, et un petit flux de travail transforme son résultat en projet de facture PDF et en courriel de révision pour le gestionnaire de la facturation. Voici le résultat pour septembre :
Ce que vous allez construire
Une source de vérité unique : les factures fournisseurs approuvées, les contrats clients et les clients, tous dans des listes SharePoint.
Des exceptions, pas des surprises : les factures au-delà du bon de commande, les factures à examiner, les clients manquants et les montants plafonnés sont retenus, avec un motif.
Des lignes de facturation vérifiables : chaque ligne est enregistrée dans une liste Client Billing, avec le calcul dans les notes.
Des projets de factures : une page par client, enregistrée en PDF dans une bibliothèque Client Invoices.
Un courriel de révision : les totaux par client et une liste des exceptions à traiter, envoyés depuis la boîte partagée.
Ce qu'il vous faut
La liste AP Invoices du guide sur l'approbation des factures, ou toute liste de factures fournisseurs approuvées avec un site, un sous-total et un statut.
Deux autres listes : Clients et Client Contracts.
Copilot Studio avec des crédits Copilot. Les agents et les flux de travail consomment des crédits, il vous faut donc une capacité prépayée ou un forfait à l'utilisation.
OneDrive Entreprise, pour convertir les projets de factures en PDF.
Étape 1 : Mettre les contrats là où l'agent peut les lire
La liste Clients contient l'identifiant, le site et le contact de facturation de chaque client. La liste Client Contracts contient une ligne par frais, et c'est à partir de la colonne ChargeType que l'agent travaille :
Honoraires de gestion : un montant mensuel fixe, par exemple 4 500 $ pour Harbourfront Holdings.
Service fixe : un autre montant mensuel avec une date de début, comme un opérateur de bâtiment sur place, ou un service de déneigement en disponibilité qui ne commence qu'en novembre.
Frais d'administration en % : un taux ajouté aux coûts fournisseurs récupérables du client, 10 % pour un client et 8 % pour un autre.
Plafond de coûts : une règle rédigée en langage courant dans la colonne Notes. Celle de Lakeview indique que tout montant lié aux ascenseurs de plus de 10 000 $ dans un mois exige l'approbation écrite du propriétaire.
C'est à cause de cette dernière qu'il s'agit d'un agent et non d'une formule. Personne ne veut transformer « les montants liés aux ascenseurs de plus de 10 000 $ exigent une approbation » en SI imbriqués, et la facture ne mentionne nulle part le mot « ascenseur ». Elle indique Metro Lift & Escalator et « modernization phase 1 ». L'agent lit cela et fait le lien.
Du côté des comptes fournisseurs, nous avons ajouté quelques factures de septembre approuvées (aménagement paysager, entretien ménager, sécurité) et une facture de fournitures de bureau non refacturable, pour que l'agent ait quelque chose à écarter.
Étape 2 : Créer l'agent
Dans Copilot Studio, allez dans Agents > New agent et nommez-le Client Billing Agent. Comme dans notre guide sur l'agent pour les installations, les instructions se lisent comme une description de poste :
Ce qu'il reçoit : une période de facturation comme 2026-09.
Ce qu'il peut lire : les listes Clients, Client Contracts et AP Invoices, avec les colonnes qui comptent.
Les règles : facturer une facture fournisseur seulement si elle est Approved et refacturable, utiliser le sous-total, appliquer chaque frais du contrat seulement s'il a commencé, et transformer tout le reste en exception.
Ce qu'il écrit : un élément Client Billing par ligne, avec le statut Draft ou Exception.
Ce qu'il retourne : un petit objet JSON contenant les projets de factures en HTML et un courriel de révision en HTML.
Trois lignes des instructions ont fait l'essentiel du travail :
« Check your arithmetic before you finish. Never invent amounts, invoices or contract terms that are not in the lists. » (Vérifiez vos calculs et n'inventez jamais de montants, de factures ni de modalités.)
« Cost cap: if a supplier invoice falls under the capped category (decide the category from the vendor and description) and goes over the cap, do not bill it. » (Ne facturez pas une facture qui dépasse le plafond de sa catégorie.)
« If a line with the same BillingPeriod, ClientID, LineType and SourceRef already exists, do not create it again, so the billing can be run more than once safely. » (Ne recréez pas une ligne existante, pour pouvoir relancer la facturation sans risque.)
Étape 3 : Lui donner deux outils SharePoint
Sous Tools, ajoutez deux actions du connecteur SharePoint et renommez-les pour que l'agent sache à quoi elles servent :
Read list items : Get items, avec l'adresse du site fixée et le nom de la liste rempli par l'agent.
Create billing line : Create item, avec le site et la liste Client Billing fixés, et chaque colonne remplie par l'agent.
Réglez le site et la liste sur des valeurs personnalisées (Custom value) pour que l'agent ne puisse toucher qu'aux listes que vous avez choisies, et réglez l'authentification sur Shared account pour que cela fonctionne quand le flux de travail l'exécute sans que personne ne soit connecté.
Étape 4 : Le tester dans Preview
Dans la conversation Preview, nous avons tapé « Prepare the client billing for 2026-09. » L'agent a lu les trois listes, a réfléchi à voix haute aux frais applicables, a créé 16 lignes de facturation et a retourné son sommaire. Nous avons vérifié chaque chiffre à la calculatrice, et tous étaient exacts.
Étape 5 : Construire le flux de travail
Dans Copilot Studio, allez dans Workflows > New workflow. Le tout compte six nœuds :
Start : un déclencheur manuel avec une entrée texte, BillingPeriod. Remplacez-le par un déclencheur Recurrence mensuel une fois que vous lui faites confiance.
Prepare billing : un nœud Agent qui appelle Client Billing Agent avec le message « Prepare the client billing for BillingPeriod ». Réglez Output sur Structured output avec trois propriétés texte : invoicesHtml, reviewHtml et exceptions.
Save invoices as HTML : OneDrive for Business Create file, avec invoicesHtml comme contenu.
Convert to PDF : OneDrive for Business Convert file, type cible PDF.
Save to Client Invoices : SharePoint Create file dans la bibliothèque Client Invoices, nommé « Draft client invoices » suivi de la période.
Send review email : Office 365 Outlook Send an email from a shared mailbox, de la boîte des comptes fournisseurs au gestionnaire de la facturation, avec reviewHtml comme corps du message.
Un conseil tiré de la conception : gardez les calculs et le jugement dans l'agent, et les étapes fixes (fichiers, PDF, courriel) dans le flux de travail, où elles s'exécutent toujours de la même façon.
Étape 6 : L'exécuter
Nous avons exécuté le flux de travail pour 2026-09. Cela a pris environ six minutes, surtout pour la lecture et les vérifications de l'agent. Voici ce qu'il a décidé :
Harbourfront Holdings : deux factures fournisseurs refacturées au coût (3 490 $ et 1 850 $), des frais d'administration de 10 % de 534 $, les honoraires de gestion de 4 500 $ et l'opérateur de bâtiment à 6 200 $. Sous-total de 16 574,00 $, total de 18 728,62 $ avec la TVH.
Northgate Logistics : deux factures fournisseurs (2 640 $ et 2 200 $), des frais d'administration de 8 % de 387,20 $ et les honoraires de gestion de 3 200 $. Le déneigement en disponibilité n'a pas été facturé parce qu'il commence en novembre. Total de 9 522,74 $.
Lakeview Health : la facture d'entretien ménager, des frais d'administration de 295 $ et les honoraires de gestion de 3 800 $. Total de 7 960,85 $.
Et les quatre éléments qu'il a retenus :
La facture d'ascenseur de 12 400 $ : au-delà du plafond de 10 000 $ de Lakeview pour les ascenseurs, elle exige donc d'abord l'approbation du propriétaire.
La facture de ClearAir : toujours Over PO depuis le flux d'approbation.
La réparation d'urgence du toit : Needs review, sans bon de commande et non marquée comme refacturable.
Les fournitures de bureau : un coût interne sans site client.
Chaque client a sa propre page dans le projet de PDF :
Et le gestionnaire de la facturation reçoit un seul courriel avec les totaux et une liste de choses à faire :
Regardez bien ce courriel et vous remarquerez quelque chose que nous n'avions pas prévu. Nous avions déjà exécuté l'agent une fois dans Preview, donc les 16 lignes existaient. La règle anti-doublons s'est appliquée, l'agent n'a rien créé de nouveau, et il l'a indiqué dès le premier paragraphe. C'est exactement ce que vous voulez quand quelqu'un lance la fin de mois deux fois.
Petit jeu : facturer ou retenir?
Cinq secondes chacun, selon les contrats ci-dessus. Réponses à la fin.
Une facture d'aménagement paysager de 1 850 $ pour Harbourfront, approuvée et refacturable.
Une réparation d'ascenseur de 9 900 $ à Lakeview, approuvée.
Une réparation d'ascenseur de 10 400 $ à Lakeview, approuvée.
La disponibilité de déneigement de novembre, facturée en septembre « pour prendre de l'avance ».
Une commande de toner de 412 $ pour votre propre bureau.
Réponses : la facturer avec les frais d'administration de 10 %; la facturer, car elle est sous le plafond; la retenir pour l'approbation du propriétaire; la retenir, car le contrat n'a pas commencé; et ne jamais la facturer, car ce n'est pas un coût du client. Si vous avez eu les cinq, vous feriez un excellent agent de facturation. Tout comme celui de ce billet.
Pour aller plus loin
Un PDF par client : ajoutez un nœud Loop et demandez à l'agent de retourner un tableau de factures, puis enregistrez chacune sous le nom du client.
Une vérification humaine : placez un nœud Human review avant le courriel, pour qu'un gestionnaire approuve l'exécution avant que quoi que ce soit ne soit définitif.
Envoyer aux clients : une fois les projets approuvés, envoyez à chaque client sa facture par courriel depuis votre adresse de facturation.
Transmettre à votre système financier : utilisez la même requête HTTP que dans le guide sur l'approbation des factures pour créer le compte client dans QuickBooks, Xero ou Business Central.
Boucler la boucle : marquez les factures fournisseurs comme Billed une fois la facture client envoyée, pour que rien ne soit facturé deux fois le mois suivant.
Ce que ça coûte
L'agent lit trois listes et crée une ligne à la fois, donc une exécution consomme plus de crédits Copilot qu'une seule requête d'IA. Pour une tâche de fin de mois exécutée une fois, c'est généralement un petit prix pour une journée de travail. Vérifiez les crédits consommés lors de vos premières exécutions avant de la planifier.
Pourquoi c'est important
La facturation des clients, c'est là que toutes vos autres données se rencontrent : les factures fournisseurs des comptes fournisseurs, les modalités des contrats, les clients du CRM. Quand chacune se trouve à un endroit différent, la fin de mois consiste à copier de l'une à l'autre en espérant que rien ne glisse. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant, et l'agent peut se charger de la lecture, du rapprochement et des calculs, pendant que votre équipe consacre son temps aux quatre exceptions qui demandent une personne.
Besoin d'aide?
Smart Solutions conçoit des agents Copilot Studio, des flux Power Automate et des solutions d'automatisation de la facturation pour les équipes canadiennes de l'immobilier, de la gestion des installations et des services professionnels. Si vous préférez avoir les bons de commande, les factures fournisseurs et les approbations dans un seul produit, découvrez ProcuraCloud, notre plateforme d'approvisionnement pour les petites et moyennes entreprises. Communiquez avec nous pour parler de votre fin de mois.
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