Ne ratez plus jamais un renouvellement : un agent radar des renouvellements de contrats dans Microsoft 365 Copilot

La plupart des contrats de fournisseurs ne prennent pas fin. Ils se renouvellent. Quelque part à l'article 6, une ligne précise que l'entente se renouvelle automatiquement, sauf avis donné 30, 60 ou 90 jours avant son expiration. Ratez cette date et vous voilà engagé pour une autre année, parfois trois, souvent avec une hausse de prix déjà prévue.

La date d'expiration est facile à suivre. C'est la date limite de préavis qui prend les gens au dépourvu, parce qu'elle demande un calcul et qu'elle est enfouie dans une clause que personne ne lit avant qu'il soit trop tard.

Dans ce guide, nous créons un radar des renouvellements de contrats : un agent dans Microsoft 365 Copilot qui lit chaque contrat de fournisseur d'un dossier SharePoint, calcule chaque date limite de préavis et vous indique ce qui exige une décision dans les 90 prochains jours. Il lit aussi la fiche d'évaluation des fournisseurs de notre dernier article, pour pouvoir dire s'il faut renouveler, renégocier ou partir.

Le voici, en accéléré :

Ce qu'il vous faut

• Une licence Microsoft 365 Copilot.

• Vos contrats de fournisseurs dans un dossier SharePoint. Le nôtre contient huit exemples d'ententes de service pour la sécurité, les ascenseurs, le CVC, l'aménagement paysager, l'entretien ménager, l'électricité et la toiture.

• Facultatif mais puissant : une fiche d'évaluation des fournisseurs, pour que l'agent juge le rendement aussi bien que les dates.

Étape 1 : Créer l'agent

Dans Microsoft 365 Copilot, ouvrez « Agents », puis « New agent » (Nouvel agent). Vous pouvez décrire l'agent dans une conversation, ou sélectionner « Skip » (Ignorer) et remplir le formulaire vous-même. Nous avons utilisé le formulaire : un nom, une description d'une ligne et les instructions.

Ce sont les instructions qui font le gros du travail. En bref :

• Trouver trois faits dans chaque contrat : la date d'expiration, si le contrat se renouvelle automatiquement, et le délai de préavis.

• Faire le calcul : date limite de préavis = date d'expiration moins délai de préavis, et inclure un contrat si l'une ou l'autre date tombe dans la période.

• Signaler tout ce qui est déjà dépassé.

• Afficher un tableau trié par date limite de préavis, avec les jours restants, la variation de prix au renouvellement, la note du fournisseur et une recommandation.

• Citer la clause et ne jamais deviner une date. Si elle n'est pas indiquée, écrire Not stated (non indiqué).

• Montrer le calcul pour toute date limite dans les 30 prochains jours.

Étape 2 : Le diriger vers les contrats

Sous « Knowledge » (Connaissances), ajoutez le dossier Vendor Contracts et le classeur Vendor Scorecard 2026. Désactivez ensuite les sources que vous ne voulez pas qu'il lise : nous avons désactivé Outlook, Teams et la recherche Web, pour que chaque réponse provienne des contrats et de la fiche d'évaluation.

Nous avons aussi ajouté trois requêtes suggérées : Next 90 days, Missed deadlines et Draft a notice (90 prochains jours, échéances ratées, rédiger un avis). Sélectionnez ensuite « Create » (Créer). La configuration complète a pris environ dix minutes.

Étape 3 : Demander ce qui s'en vient

Nous avons demandé : « Which vendor contracts expire or need a notice decision in the next 90 days? » (Quels contrats de fournisseurs expirent ou exigent une décision de préavis dans les 90 prochains jours?) Environ 30 secondes plus tard, nous avions le tableau ci-dessous (nous avons masqué deux de ses colonnes, le numéro de contrat et la variation de prix, pour qu'il tienne sur un seul écran) :

Nous avons vérifié chaque ligne par rapport aux contrats. L'agent a trouvé les six contrats qui exigent une décision, a laissé de côté les deux qui n'en exigent pas, et chaque date limite de préavis et chaque nombre de jours étaient exacts :

• GreenScape, aménagement paysager et déneigement : date limite de préavis le 1er octobre. Déjà dépassée de sept jours, et le contrat se renouvelle automatiquement pour un an avec une hausse de 6 % des tarifs de déneigement.

• Peak Roofing : pas de renouvellement automatique, mais une prolongation exige un avenant signé d'ici le 31 octobre.

• Guardian Patrol : expire le 31 décembre, mais la date limite du préavis de 60 jours est le 1er novembre.

• Metro Lift : c'est celui qui compte. Le contrat n'expire que le 31 janvier, en dehors de la période de 90 jours. Mais il se renouvelle automatiquement pour trois ans à moins d'un préavis de 90 jours, donc la vraie date limite est le 2 novembre. Avec une note de fournisseur de 36, la recommandation de l'agent était « Renegotiate or exit » (renégocier ou partir).

• Sparkle Cleaning et ClearAir : dates limites le 30 novembre et le 1er décembre.

Il a montré son calcul pour chaque date limite des 30 prochains jours, et a terminé par une courte liste « Do this week » (À faire cette semaine) :

Ce qui nous a impressionnés

Metro Lift. Un simple rapport des « contrats qui expirent dans les 90 prochains jours » ne l'aurait jamais affiché, parce que le contrat expire dans 115 jours. L'agent a fait le calcul, trouvé la date limite du 2 novembre et l'a placée à côté de la note de 36 du fournisseur et de ses dix appels d'urgence. Ratez celle-là et vous êtes lié jusqu'en 2030, avec une hausse d'au moins 5 %. C'est à ça que sert le radar.

Là où ça a accroché

Deux choses, toutes deux bonnes à savoir.

D'abord, le tableau affichait Guardian Patrol et ClearAir deux fois, une fois pour la date limite de préavis et une autre parce que leur expiration tombe aussi dans la période. Sans conséquence, mais pas très propre.

Ensuite, et c'est plus important, sa liste « À faire cette semaine » recommandait d'« envoyer immédiatement un avis de décision à GreenScape, car la date limite de non-renouvellement est déjà passée ». Ça semble décidé, mais c'est le mauvais réflexe : un avis envoyé après la date limite n'empêche probablement pas le renouvellement. Nous avons donc posé une question de suivi :

The GreenScape notice deadline has passed. What does the contract say happens now, and is sending a non-renewal notice today still effective? Quote the clauses.

Cette fois, la réponse était prudente et juste. Elle citait la clause de renouvellement, indiquait qu'un avis envoyé aujourd'hui serait en retard, soulignait que le contrat ne dit pas qu'un avis tardif empêche le renouvellement, et relevait la clause de résiliation avec préavis de 60 jours comme porte de sortie possible, tout en précisant que le contrat à lui seul ne tranche pas la façon dont les deux clauses interagissent.

La leçon : l'agent excelle à trouver les dates et les clauses. Les décisions sur ce que signifie une échéance ratée reviennent à une personne et, pour tout ce qui est litigieux, à votre avocat.

Petit jeu : quelle est la vraie date limite?

Trois contrats. Calculez le dernier jour pour donner un préavis avant de lire notre réponse.

• Expire le 31 mars, renouvellement automatique d'un an, préavis de 60 jours.

• Expire le 30 juin, renouvellement automatique de deux ans, « préavis de trois mois ».

• Expire le 31 décembre, pas de renouvellement automatique, prix de renouvellement à fournir 30 jours avant l'expiration.

Notre réponse : le 30 janvier (31 mars moins 60 jours), le 31 mars (trois mois, pas 90 jours) et le 1er décembre, bien que pour le dernier, rien ne se renouvelle si vous ratez la date, donc le vrai risque est de n'avoir aucun entrepreneur le 1er janvier. Les contrats comptent le temps de différentes façons, et c'est justement pourquoi vous voulez voir le calcul.

Leçons de ce projet

• Demandez la date limite de préavis, pas la date d'expiration. Ce seul changement fait toute la valeur de l'agent.

• Désactivez les sources dont vous n'avez pas besoin. Moins de sources, des réponses plus exactes.

• Exigez qu'il montre son calcul. Un calcul de dates que vous pouvez vérifier est un calcul auquel vous pouvez vous fier.

• Utilisez les questions de suivi pour les questions de jugement. La première réponse est une liste. La deuxième, c'est là que la réflexion se fait.

Pour aller plus loin

• Lancez-le le premier de chaque mois : un flux Power Automate planifié peut poser la même question et envoyer le tableau par courriel au gestionnaire immobilier.

• Rédigez les avis : la troisième requête suggérée rédige un avis de non-renouvellement courtois qui cite la clause, prêt à être révisé.

• Ajoutez les baux : le même agent peut surveiller les options et les avis de renouvellement des baux des locataires, comme dans notre guide sur les rappels d'échéance des baux.

• Branchez l'approvisionnement : intégrez la décision de renouveler, de renégocier ou de partir à votre prochain bon de commande.

Pourquoi c'est important

Les conditions des contrats sont dans des fichiers Word. Le rendement des fournisseurs est dans les comptes fournisseurs et le système de bons de travail. Les dates limites de renouvellement sont dans la mémoire de quelqu'un. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant, et l'agent peut vous dire non seulement ce qui expire, mais aussi lesquels de ces fournisseurs méritent trois autres années.

Besoin d'aide?

Smart Solutions conçoit des agents Microsoft 365 Copilot, des flux SharePoint et des flux d'approvisionnement pour les équipes immobilières et de gestion des installations au Canada. Si vous préférez avoir les contrats, les bons de commande, les factures et le rendement des fournisseurs dans un seul produit, découvrez ProcuraCloud, notre plateforme d'approvisionnement pour les petites et moyennes entreprises. Communiquez avec nous pour parler de vos contrats fournisseurs.