Des avis bilingues aux locataires en quelques minutes avec Copilot dans Word

L'arrêt planifié d'un ascenseur dans un immeuble médical n'a rien d'anodin. Des patients se déplacent avec une marchette ou en fauteuil roulant, les cliniques fixent leurs rendez-vous des semaines à l'avance, et dans une bonne partie du Canada, l'avis affiché dans le hall doit être en anglais et en français. Bien le rédiger prend du temps : tirer les faits du rapport de l'entrepreneur, bien formuler les détails d'accessibilité, puis le faire traduire et vérifier.

Dans ce guide, Copilot dans Word rédige un avis aux locataires sur l'arrêt planifié d'un ascenseur directement à partir du rapport sur l'état des ascenseurs, ajoute la version française, puis réunit les deux en un avis bilingue d'une page pour le tableau d'affichage du hall.

Le voici en action, en accéléré :

Ce qu'il vous faut

• Une licence Microsoft 365 Copilot.

• Le document source dans SharePoint ou OneDrive. Le nôtre est l'évaluation de l'état des ascenseurs de Lakeview Medical Plaza, le même rapport que lit notre agent SharePoint.

• Les faits que vous seul connaissez : les dates, les coordonnées et le soutien en accessibilité que vous offrirez.

Étape 1 : Donner les faits à Copilot

Ouvrez un document Word vierge. Dans la zone Copilot, rédigez la consigne et joignez le rapport avec « Add content » (Ajouter du contenu) :

Write a tenant notice for Lakeview Medical Plaza about the planned shutdown of passenger elevator Car 2 for modernization (Phase 2) in Q1 2027. Base it on the elevator condition assessment. The notice is for clinic tenants and their patients. Include: what is happening and why, the expected dates (use 'Week of January 11, 2027' for the start and about six weeks of work), which elevator stays in service, accessibility support for patients with mobility needs (staff assistance, priority use of Car 1, the loading entrance ramp), who to contact (Property Management Office, 416-555-0142, lakeview@example.com), and an apology for the inconvenience. Keep it to one page, friendly and clear. Then add the same notice in Canadian French below it, under the heading 'Version française'.

Remarquez ce que nous avons fourni nous-mêmes à Copilot : la date de début, les coordonnées et le plan d'accessibilité. Le rapport indique que les travaux sont prévus au premier trimestre de 2027. Il ne précise pas la semaine, et il ne connaît certainement pas votre numéro de téléphone. Donnez les faits à Copilot, laissez-le trouver les mots.

Étape 2 : Lire la version anglaise

Environ une minute plus tard, nous avions un avis clair et chaleureux : pourquoi les travaux sont nécessaires (commandes désuètes, pièces difficiles à trouver, plus d'arrêts), les dates, la cabine 1 qui reste en service, le soutien en accessibilité et qui appeler.

La raison des travaux venait directement du rapport sur l'état des ascenseurs, dans un langage simple qu'un patient comprendrait.

Étape 3 : Vérifier la version française

La version française a suivi : « Calendrier prévu », « Soutien à l'accessibilité », les mêmes dates, le même numéro de téléphone, « cabine 1 » pour Car 1. Elle se lit comme du français canadien, pas comme une traduction mot à mot.

Faites-la relire par une personne francophone avant de l'afficher. Le français de Copilot était bon, mais un avis qui représente votre immeuble mérite une vérification humaine, surtout pour des termes comme « rampe de l'entrée de livraison ».

Étape 4 : L'adapter au tableau d'affichage du hall

Deux pages, c'est trop long pour un tableau d'affichage, alors nous avons demandé :

Make this fit on a single page for the lobby notice board: put the English and French versions side by side in two columns, with one shared bilingual title at the top, and tighten the wording so both fit.

Copilot l'a fait, mais tout le corps du texte est sorti en gras. Une requête de plus a réglé le problème :

The body text came out all bold. Make the body text regular weight and keep only the short labels (Timing, During the work, Accessibility support, Questions) bold, in both languages. Remove the table borders, and set the proofing language of the French column to French (Canada).

Le résultat, prêt à imprimer :

Ce qui a fonctionné, et ce qu'il faut surveiller

Le paragraphe sur l'accessibilité est celui qui nous aurait pris le plus de temps, et Copilot l'a bien rédigé dans les deux langues : l'aide du personnel, l'utilisation prioritaire de la cabine 1, la rampe de l'entrée de livraison et un numéro à appeler. Il a aussi gardé chaque fait identique dans les deux colonnes, là où les avis traduits à la main dérapent habituellement.

Deux points à surveiller. La première mise en page a tout mis en gras, ce qui a demandé une requête de suivi pour corriger. Et la langue de vérification compte : nous avons aussi réglé à la main la colonne française en français (Canada) (sélectionnez le texte, cliquez sur la langue dans la barre d'état, choisissez « French (Canada) ») pour que le correcteur de Word aide le français au lieu de souligner chaque mot.

D'une page blanche à un avis bilingue d'une page, relu, il a fallu environ dix minutes, surtout de la lecture.

Petit jeu : qu'est-ce qui manque?

Avant d'afficher un avis d'arrêt, vérifiez qu'il contient ces cinq éléments. Lequel la plupart des avis oublient-ils?

• Ce qui se passe et pourquoi

• Quand ça commence et combien de temps ça dure

• Ce qui fonctionne encore

• De l'aide pour les personnes qui en ont besoin

• Qui appeler

Notre réponse : l'aide. La plupart des avis disent « nous nous excusons des inconvénients » et s'arrêtent là. Dans un immeuble médical, le paragraphe sur l'accessibilité est le plus important de la page.

Leçons de ce projet

• Donnez à Copilot les faits qu'il ne peut pas connaître. Les dates, les numéros de téléphone et votre plan d'accessibilité viennent de vous, pas du rapport.

• Demandez les deux langues dans la même requête. Le français correspondait à l'anglais ligne par ligne parce que Copilot les a rédigés ensemble.

• Corrigez la mise en page avec une requête de suivi. Il est plus rapide de dire « le corps du texte est sorti en gras » que de corriger vingt paragraphes à la main.

• Faites toujours vérifier le français par une personne. Copilot fait 95 % du chemin. Les 5 % restants, c'est votre réputation.

Pour aller plus loin

• Faites-en un modèle : enregistrez la requête et réutilisez-la pour les coupures d'eau, les essais d'alarme incendie et le resurfaçage du stationnement.

• Envoyez-le aussi par courriel : demandez à Copilot dans Outlook de transformer l'avis en court courriel bilingue aux personnes-ressources des locataires.

• Ajoutez un rappel : un flux Power Automate peut renvoyer l'avis une semaine et un jour avant le début des travaux.

• Faites-en le suivi : ajoutez « avis envoyé » à votre liste de vérification de fin de mois, comme dans notre article sur Copilot Pages.

Pourquoi c'est important

Les faits d'un avis aux locataires existent déjà : le rapport de l'entrepreneur, l'échéancier du projet, le plan d'accessibilité de votre immeuble. Réunissez vos données de différents systèmes en un seul endroit et placez l'IA devant, et un avis bilingue soigné prend quelques minutes au lieu de quelques jours, pour que les locataires soient informés des travaux tôt plutôt que la semaine précédente.

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